ChatGPTで会議のアジェンダを作成する方法｜会議準備のプロンプト5選
kaita0316
「会議の目的がはっきりしないまま始まって、結局何も決まらなかった」そんな経験はありませんか？
アジェンダがない会議は、話が脱線しやすく、時間が延びがちです。参加者も「自分は何を話せばいいのか」が分からず、発言が少なくなります。結果として、会議の後に「もう一度集まろう」となり、時間の無駄が増えてしまいます。
ChatGPTを使えば、会議の目的に合ったアジェンダを短時間で作ることができます。議題の整理から時間配分、事前に共有する資料の案内まで、会議の準備をまとめて進めることができます。
この記事では、ChatGPTを使って会議のアジェンダを作成する方法と、実務ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。
ChatGPTで会議のアジェンダを作成するメリット
1. 会議の目的とゴールが明確になる
アジェンダを作る過程で、「この会議で何を決めるのか」「終わったときにどうなっていればいいのか」を言葉にすることになります。目的が明確になれば、会議の進め方も自然と決まってきます。
2. 時間配分を決めておける
議題ごとに時間を割り振っておけば、話が長引いたときに「残り時間であと2つの議題があります」と軌道修正しやすくなります。会議の時間超過を防ぐ効果もあります。
3. 参加者の準備がしやすくなる
アジェンダを事前に共有すれば、参加者は自分の担当する議題について準備してから会議に臨めます。「当日初めて聞いた」という状態が減り、議論の質が上がります。
ChatGPTで会議のアジェンダを作成する5つの手順
STEP1：会議の目的と参加者を整理する
まず、会議の基本情報を整理します。次の項目をメモしておきましょう。
- 会議名： 何の会議か
- 目的： この会議で決めたいこと・共有したいこと
- 参加者： 誰が参加するか
- 会議時間： 何分で行うか
- 議題の候補： 話したいことを箇条書きで
「何を決める会議なのか」が曖昧なままでは、アジェンダも曖昧になってしまいます。
STEP2：アジェンダのたたき台を作る
基本情報が整理できたら、ChatGPTにアジェンダのたたき台を作ってもらいます。
プロンプト①：会議のアジェンダを作成する
あなたは会議運営を支援するアシスタントです。
以下の情報をもとに、会議のアジェンダを作成してください。
会議名：[会議の名前]
目的：[この会議で決めたいこと・共有したいこと]
参加者：[参加者の名前と役割]
会議時間：[例：60分]
議題の候補：[話したいことを箇条書きで]
条件：
- アジェンダは「目的」「議題」「時間配分」「担当者」の4つを含めてください
- 議題ごとに所要時間を割り振り、合計が会議時間に収まるようにしてください
- 冒頭に目的の確認、最後に決定事項と次回までの宿題の確認を入れてください
- こちらが伝えていない議題は、推測で追加しないでください
出力は表形式で示してください。
出てきたアジェンダを見て、議題の順番や時間配分がおかしい部分があれば、自分の判断で調整します。
STEP3：議題ごとの論点を整理する
アジェンダの骨格ができたら、議題ごとに「何を話し合うか」を具体化します。
プロンプト②：議題ごとの論点を整理する
以下の議題について、会議で話し合うべき論点を整理してください。
議題：[議題の名前]
背景：[議題の背景や現状]
決めたいこと：[この議題で決めたい結論]
条件：
- 論点は3つまでに絞ってください
- それぞれの論点について、判断に必要な情報を挙げてください
- 判断が難しい論点があれば、その理由も添えてください
- 背景にない内容は、推測で補わないでください
論点が整理されていれば、会議中の議論も「この論点について話す」という形で進めやすくなります。
STEP4：事前共有の案内文を作る
アジェンダができたら、参加者へ事前に共有する案内文を作ります。
プロンプト③：アジェンダの事前共有メールを作成する
会議のアジェンダを参加者へ共有するメールの文面を作成してください。
会議名：[会議の名前]
日時：[会議の日時と場所]
参加者：[参加者の名前]
アジェンダ：[作成したアジェンダの内容]
事前に読んでほしい資料：[資料の名前と場所]
条件：
- ビジネスメールの形式で、件名も提案してください
- 会議の目的を冒頭に簡潔に書いてください
- 参加者への事前準備のお願いを具体的に書いてください
- 丁寧で簡潔な文面にしてください
プロンプト④：会議の時間配分を見直す
以下のアジェンダの時間配分に、無理がないかチェックしてください。
アジェンダ：[作成したアジェンダの全文を貼り付け]
会議時間：[例：60分]
次の観点でチェックしてください。
- 議題ごとの時間の合計が、会議時間に収まっているか
- 重要な議題に十分な時間が割り振られているか
- 冒頭の目的確認と最後のまとめの時間が確保されているか
- 休憩や質疑応答の時間が必要な場合は、その提案もしてください
問題があれば、修正案を示してください。問題がなければ、その旨を伝えてください。
STEP5：会議後の議事録の型を用意する
会議の準備と一緒に、会議後の議事録の型も用意しておくと、会議が終わった後の作業がスムーズになります。
プロンプト⑤：議事録のテンプレートを作成する
以下の会議について、議事録のテンプレートを作成してください。
会議名：[会議の名前]
アジェンダ：[作成したアジェンダの内容]
条件：
- 議事録は「日時・参加者」「議題ごとの議論内容」「決定事項」「次回までの宿題」の4つの項目を含めてください
- アジェンダの議題に沿った構成にしてください
- 決定事項と宿題には、担当者と期限の記入欄を入れてください
なお、会議が終わった後の議事録作成については、ChatGPTで会議の議事録を作成する方法も参考にしてください。
ChatGPTで作る会議アジェンダの活用例
例えば、週次の進捗会議（60分）のアジェンダは、次のような形になります。
| 時間 | 議題 | 担当者 |
|---|---|---|
| 0〜5分 | 会議の目的と前回の確認事項 | 司会 |
| 5〜20分 | 各プロジェクトの進捗報告 | 各担当者 |
| 20〜40分 | 課題と対応策の検討 | 全員 |
| 40〜55分 | 来週の計画と優先順位の確認 | 全員 |
| 55〜60分 | 決定事項と宿題の確認 | 司会 |
このように時間配分が決まっていると、参加者も「今はどの議題を話しているのか」が分かりやすくなります。
会議のアジェンダを作成するときの注意点
1. 議題を詰め込みすぎない
60分の会議に6つも7つも議題を入れると、どれも中途半端になります。議題は3〜4つまでに絞り、残りは別の会議やチャットでの相談に回しましょう。
2. 「報告だけ」の会議にしない
報告だけで終わる議題は、資料の共有で済ませられる場合もあります。会議で話す議題は、「決めること」「相談すること」に絞ると、会議の価値が上がります。
3. 参加者全員の発言機会を意識する
アジェンダを作るときに、担当者を決めておくことで、特定の人だけが話す会議を防げます。発言する機会が決まっていれば、参加者の準備もしやすくなります。
4. 社内の未公開情報をそのまま入力しない
アジェンダには、社内のプロジェクト名や取引先の情報が含まれる場合があります。ChatGPTに入力する前に、会社の利用ルールを確認し、必要に応じて名前を伏せるなどの配慮をしましょう。
まとめ
ChatGPTを使えば、会議のアジェンダ作成から議題の論点整理、事前共有の案内、議事録の型づくりまでを短時間で進めることができます。
今回紹介した手順は次のとおりです。
- 会議の目的と参加者を整理する
- アジェンダのたたき台を作る
- 議題ごとの論点を整理する
- 事前共有の案内文を作る
- 会議後の議事録の型を用意する
まずは次の会議の前に、会議の目的と議題の候補をChatGPTに渡して、アジェンダのたたき台を作ってもらうところから始めてみましょう。目的の明確な会議は、参加者全員の時間を大切にします。
＼ 最新情報をチェック ／
