ChatGPTを仕事で使う方法｜初心者でも今日からできる10の活用法

ChatGPTは、文章作成や情報整理、アイデア出しなど、さまざまな仕事をサポートできる生成AIです。

「興味はあるけれど、仕事でどう使えばいいのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ChatGPTを仕事で活用する具体的な方法を10個紹介します。難しい使い方ではなく、今日から試しやすいものを中心に解説します。

ChatGPTは仕事でどう使える？

ChatGPTを仕事で使うときのポイントは、「すべての作業をAIに任せる」のではなく、自分の作業を効率化するためのアシスタントとして活用することです。

例えば、メールの下書きを作ってもらったり、長い文章を要約してもらったり、考えを整理するための壁打ち相手として使ったりできます。

1. メール・文章を作成する

ChatGPTは、メールや社内文書などの文章作成をサポートするのに便利です。

例えば、「取引先へのお礼メールを丁寧な文章で作って」と依頼すると、文章の下書きを作成してくれます。ゼロから文章を考える必要がなくなるため、メール作成にかかる時間を短縮できます。

ただし、ChatGPTが作った文章をそのまま送るのではなく、内容や宛先に合っているかを確認してから使用しましょう。

「取引先へのお礼メールを作成してください。丁寧で簡潔な文章にしてください。昨日の打ち合わせのお礼と、今後もよろしくお願いしますという内容を含めてください。」

2. 長い文章を要約する

ChatGPTは、長い文章や資料の内容を短く整理することもできます。

例えば、会議資料やメール、Web記事などを貼り付けて、「重要なポイントを3つにまとめて」と指示すると、文章の内容を整理してくれます。

特に、最初から最後まで文章を読む時間がないときに便利です。まずChatGPTに要約してもらい、重要そうな部分を確認するという使い方もできます。

ただし、要約によって重要な情報が省略されたり、元の文章とは異なる解釈になったりする可能性があります。仕事で使う場合は、重要な数字や契約内容などを元の資料と照らし合わせることが大切です。

以下の文章を、仕事で内容を把握するために要約してください。
・重要なポイントを3つにまとめる
・専門用語はできるだけ簡単な言葉にする
・重要な数字や固有名詞は省略しない
・最後に「この文章で重要なこと」を1文でまとめる

【ここに要約したい文章を貼り付ける】

3. アイデアを出してもらう

ChatGPTは、仕事で必要なアイデアを考えるときの壁打ち相手としても活用できます。

例えば、新しい企画を考えたり、商品の紹介文を考えたり、業務改善の方法を検討したりするときに、複数のアイデアを出してもらうことができます。

自分一人で考えているとアイデアが思いつかない場合でも、ChatGPTに条件を伝えて案を出してもらうことで、考えるきっかけを作れます。

ただし、ChatGPTが出したアイデアが必ずしも実現可能とは限りません。実際に採用する前に、費用や時間、社内ルールなどを確認しましょう。

新しい業務改善のアイデアを10個考えてください。

【条件】
・会社員が日常的に行う事務作業を対象にする
・特別なシステム開発は必要としない
・できるだけ低コストで実施できる
・実施することで作業時間を短縮できるもの

それぞれについて、
①アイデア
②具体的な方法
③期待できるメリット
を簡潔に説明してください。

4. 会議の議事録を整理する

会議の後に、メモや文字起こしを整理して議事録を作成する作業にもChatGPTを活用できます。

会議中に取ったメモをChatGPTに入力し、「決定事項」「未決事項」「担当者」「期限」などに分類してもらうことで、情報を整理しやすくなります。

特に、箇条書きで書いた簡単なメモから、読みやすい形式に整理してもらえるのが便利です。

ただし、ChatGPTが内容を誤って解釈する可能性もあるため、重要な決定事項や担当者、期限などは元の会議内容と照らし合わせて確認しましょう。また、社内の機密情報や個人情報を入力する場合は、勤務先のAI利用ルールを確認することも大切です。

以下は会議中に取ったメモです。
内容を整理して、議事録としてまとめてください。

【形式】
■ 会議の概要
■ 決定事項
■ 未決事項
■ 担当者
■ 期限
■ 次回までに行うこと

情報が不足している項目については、推測せず「不明」としてください。

【会議メモ】
ここに会議のメモを貼り付けてください。

5. Excel・スプレッドシートの作業を効率化する

ChatGPTは、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った作業を効率化するためにも活用できます。

例えば、「この条件に合うExcel関数を教えて」と質問したり、複雑な関数の意味をわかりやすく説明してもらったりできます。

また、表のデータをどのように整理すればよいか相談したり、作業に適した関数や処理方法を考えてもらったりすることもできます。

Excelに詳しくない人でも、やりたいことを日本語で説明するだけで、具体的な方法を提案してもらえるのがメリットです。

ただし、ChatGPTが作成した関数や計算結果が正しいとは限りません。実際のデータで使用する前に、結果が正しいか確認するようにしましょう。

Excelで以下の作業をしたいです。

【やりたいこと】
売上データの中から、特定の条件に一致するデータだけを抽出したいです。

【条件】
・商品名が「〇〇」のデータ
・売上金額が10,000円以上
・日付が2026年1月以降

この条件を満たすExcel関数を教えてください。

初心者でも分かるように、
①使用する関数
②具体的な数式
③数式の意味
④使うときの注意点
を説明してください。

6. 資料作成の下準備をする

ChatGPTは、プレゼン資料や社内資料を作成するときの下準備にも活用できます。

例えば、資料の構成を考えたり、伝えたい内容を整理したり、各スライドにどのような内容を入れるか考えてもらったりできます。

ゼロから資料を作り始めるのではなく、まずChatGPTに構成案を作ってもらい、その内容を自分で確認・修正していくことで、資料作成の負担を減らせます。

また、「初心者向け」「5分で説明できる内容」など、資料を見る人や説明時間を伝えることで、目的に合わせた構成を考えてもらいやすくなります。

ただし、ChatGPTが作った内容をそのまま資料に使うのではなく、事実関係や数字などを確認してから使用することが大切です。

会社の新人向けに「生成AIの基本的な使い方」というテーマで5分程度の説明資料を作ります。

以下の条件で資料の構成を考えてください。
・スライドは5枚程度
・AI初心者でも理解できる内容
・専門用語はできるだけ使わない
・各スライドについて「タイトル」と「説明する内容」を作る
・最後に、説明するときのポイントもまとめる

7. 情報を比較・整理する

ChatGPTは、複数の情報を比較したり、整理したりするときにも活用できます。

例えば、複数の商品やサービスの特徴を表にまとめたり、それぞれのメリット・デメリットを整理したりできます。

情報が多くて違いが分かりにくい場合でも、「料金」「機能」「メリット」「デメリット」など、比較したい項目を指定することで、必要な情報を整理しやすくなります。

ただし、ChatGPTが持っている情報が最新とは限らない場合があります。料金やサービス内容など、変更される可能性がある情報については、公式サイトなどで最新情報を確認することが大切です。

以下の2つのサービスを比較してください。

【比較項目】
・料金
・主な機能
・メリット
・デメリット
・どんな人に向いているか

最後に、違いが分かりやすいように表形式でまとめてください。

情報が不明な項目については推測せず「不明」としてください。

8. プログラミングやIT作業をサポートしてもらう

ChatGPTは、プログラミングやITに関する作業をサポートしてもらうためにも活用できます。

例えば、プログラムのコードを作成してもらったり、エラーの原因を調べたり、コードの意味を初心者向けに説明してもらったりできます。

また、「この処理を自動化したい」「このエラーが出ている」といった目的や状況を伝えることで、具体的な解決方法を提案してもらうこともできます。

プログラミング初心者の場合でも、分からない部分をそのまま質問できるため、学習のサポートとしても利用できます。

ただし、ChatGPTが作成したコードが必ず正しく動作するとは限りません。実際に実行する前にコードの内容を確認し、安全性や動作をテストすることが大切です。

Pythonで、指定したフォルダ内にあるCSVファイルを読み込み、データを集計するプログラムを作りたいです。

プログラミング初心者でも理解できるように、

① 完成したコード
② コードの各部分の説明
③ 実行方法
④ よくあるエラーと対処方法

の順番で説明してください。

コードには初心者向けのコメントも入れてください。

9. 英語の翻訳・文章チェックに使う

ChatGPTは、英語の翻訳や文章のチェックにも活用できます。

例えば、英語のメールを日本語に翻訳したり、日本語で作成した文章を自然な英語に直したりできます。

また、「ビジネス向けに丁寧な表現にする」「もう少しカジュアルな表現にする」など、目的や相手に合わせて文章のトーンを調整してもらうこともできます。

英語の文章を自分で作成した後に、文法や不自然な表現がないか確認してもらう使い方も便利です。

ただし、専門的な内容や重要な契約書などを翻訳する場合は、ChatGPTの回答だけに頼らず、必要に応じて専門家による確認を受けることが大切です。

以下の日本語を、海外の取引先に送るビジネスメールとして自然な英語にしてください。

・丁寧で失礼のない表現にする
・難しすぎる英語は使わない
・海外のビジネスメールで自然な表現にする
・最後に、使用した重要な表現を3つ、日本語で解説する

【日本語】
ここに翻訳したい文章を入力してください。

10. 毎日の仕事の壁打ち相手にする

ChatGPTは、仕事について考えを整理したいときの「壁打ち相手」としても活用できます。

例えば、「この仕事をどう進めればいいか分からない」「上司にどう相談すればいいか迷っている」といった状況を説明すると、考えを整理するための質問や選択肢を出してもらえます。

また、自分の考えをChatGPTに文章で説明することで、頭の中にある問題や課題を整理するきっかけにもなります。

重要なのは、ChatGPTに答えを決めてもらうのではなく、自分で判断するための材料を増やすために使うことです。

特に、仕事で行き詰まったときに「何が問題なのか」「どんな選択肢があるのか」を整理する用途に向いています。

仕事で現在悩んでいることがあります。

以下の状況を整理して、

① 現在の問題点
② 考えられる原因
③ 考えられる選択肢
④ それぞれのメリット・デメリット
⑤ 次に取るべき行動

の順番で整理してください。

私の考えに問題がある場合は、否定するのではなく、別の視点も提示してください。

【状況】
ここに自分の状況を書いてください。

ChatGPTを仕事で使うときの注意点

ChatGPTは仕事を効率化する便利なツールですが、回答をそのまま信用するのではなく、内容を確認してから利用することが大切です。

特に、数字、日付、固有名詞、法律や契約に関する情報などは、間違いがないか確認しましょう。

また、会社の機密情報や顧客の個人情報などを入力する場合は、勤務先のAI利用ルールを確認してください。会社によっては、業務上の情報を生成AIに入力することを禁止・制限している場合があります。

ChatGPTは「仕事を完全に任せるツール」ではなく、「自分の仕事を効率化するためのアシスタント」として使うと便利です。

・回答をそのまま信用せず、重要な情報は確認する

・機密情報や個人情報を入力する前に、会社のルールを確認する

・最終的な判断や責任は自分が持つ

まとめ

ChatGPTは、メール作成や文章の要約、アイデア出し、議事録の整理など、さまざまな仕事で活用できます。

特に、文章を作成する、情報を整理する、考えをまとめるといった作業では、仕事にかかる時間を減らすためのサポート役として活用できます。

最初から難しい使い方をする必要はありません。まずは普段の仕事の中で時間がかかっている作業を1つ選び、ChatGPTに相談してみることから始めてみましょう。

ただし、ChatGPTの回答には誤りが含まれる場合があります。重要な情報は自分で確認し、最終的な判断は自分で行うことが大切です。

ChatGPTを上手に活用して、毎日の仕事を少しずつ効率化していきましょう。