ChatGPTで仕事を効率化する方法｜使い始めにつまずきやすい点と改善例

ChatGPTを仕事で使ってみたものの、「思ったような回答が返ってこない」「結局、自分で修正する必要がある」と感じたことはありませんか？

ChatGPTは、質問すれば何でも完璧に解決してくれるツールではありません。しかし、頼み方や使う場面を工夫すれば、メールの下書きや情報整理、アイデア出しなどを効率化する助けになります。

大切なのは、AIにすべてを任せることではなく、時間がかかっている作業の一部を任せることです。

この記事では、仕事でChatGPTを使う具体例に加えて、使い始めにつまずきやすいポイントと、その改善方法を紹介します。

ChatGPTを仕事で使っても、うまくいかない理由

ChatGPTを使うとき、最初につまずきやすいのが指示の出し方です。

例えば、メールを作りたいときに「メールを書いて」とだけ伝えると、丁寧ではあっても、目的や相手に合わない文章が返ってくることがあります。

これは、ChatGPTが仕事の背景や自分の意図をすべて知っているわけではないからです。

そこで、次の3点を伝えるようにします。

• 目的： 何をしたいのか
• 相手・状況： 誰に向けた内容なのか
• 条件： どのくらいの長さや、どんな文体にしたいのか

この3つを具体的にするだけでも、回答を修正する手間を減らしやすくなります。

使い方1：ビジネスメールの下書きを作る

メールの文章を一から考えるのは、意外と時間がかかる作業です。

特に、依頼や催促、日程調整などは、内容だけでなく相手に失礼のない表現も考える必要があります。

指示の改善例

最初の指示

メールを書いてください。

これだけでは、相手や目的が分からないため、必要な情報が不足しがちです。

改善した指示

あなたはビジネスメールの作成アシスタントです。取引先に資料の提出をお願いするメールを作成してください。提出期限は金曜日です。丁寧で簡潔な文章にし、相手を急かしすぎない表現にしてください。件名も付けてください。

このように目的と条件を伝えれば、求める文章に近づけやすくなります。

そのまま使えるプロンプト

以下の情報をもとに、ビジネスメールの下書きを作成してください。

• 宛先：
• メールの目的：
• 伝えたい内容：
• 希望する文体：
• 期限や条件：

情報が不足している場合は、勝手に補わず、先に質問してください。

使うときのポイント： 出力された文章をそのまま送信するのではなく、宛名、日付、添付ファイル、約束した期限などを確認してから送信しましょう。

使い方2：長い文章や資料を整理する

長い文章を読んで、重要な部分を探す作業にもChatGPTを活用できます。

例えば、マニュアルや説明資料を読むときに、最初から全文を要約するだけでなく、「何を理解すればよいのか」を指定して整理してもらう方法です。

指示の改善例

最初の指示

この文章を要約してください。

改善した指示

以下の文章を、業務で初めて読む人向けに要約してください。

1. 最も重要なポイント
2. 実際に行う作業
3. 間違えやすい点
4. 分からない用語

の4項目に分けてください。原文にない情報は追加せず、判断できない箇所は「要確認」としてください。

同じ文章でも、目的を伝えることで、自分が必要とする情報を見つけやすくなります。

そのまま使えるプロンプト

以下の文章を読んで、仕事で必要な情報を整理してください。

• 重要なポイントを5つ以内でまとめる
• 自分が対応すべき作業を一覧にする
• 専門用語を初心者向けに説明する
• 情報が不足している部分を明示する

【文章】

ここに文章を貼り付ける

ただし、要約では細かな条件や例外が省略されることがあります。契約、セキュリティ、手順書など重要な内容は、必ず原文も確認してください。

使い方3：Excelの関数を考えてもらう

Excelの関数が分からないときも、ChatGPTに条件を説明して式を作ってもらえます。

例えば、売上が10万円以上なら「達成」、それ未満なら「未達」と表示したい場合です。

プロンプト例

Excelの関数を教えてください。

B2セルに売上金額が入っています。売上が100000以上なら「達成」、100000未満なら「未達」と表示したいです。関数を提示し、それぞれの部分が何を意味するか初心者向けに説明してください。

回答例：

=IF(B2>=100000,"達成","未達")

この式では、B2の値が100000以上なら「達成」、そうでなければ「未達」と表示します。

うまくいかないときの改善方法

関数がエラーになった場合は、エラーの表示だけでなく、次の情報も伝えましょう。

• 使用している関数
• 実現したいこと
• 期待する結果
• 実際に表示されたエラー

例えば、「この式が動きません」とだけ伝えるより、「Excelでこの式を入力すると、どのようなエラーが表示されるか」を伝えた方が、原因を絞り込みやすくなります。

なお、ChatGPTが提示した式が必ず正しいとは限りません。実際のデータの一部で動作を確認してから利用しましょう。

使い方4：仕事のアイデアを出す

企画や改善案を考えるとき、最初から完璧なアイデアを出そうとすると手が止まることがあります。

そんなときは、ChatGPTをアイデア出しの相手として利用する方法があります。

そのまま使えるプロンプト

あなたは業務改善の相談相手です。

私は、日々の定型作業に時間がかかっていることを改善したいと考えています。

実現しやすい改善案を5つ提案してください。それぞれについて、期待できる効果、必要な準備、導入時の注意点を説明してください。

情報が不足している場合は、提案を始める前に質問してください。

出てきた案をすべて採用する必要はありません。実現できそうなものを選び、さらに条件を伝えて具体化していく使い方がおすすめです。

使い方5：議事録を作成する

会議後にメモを整理する作業も、ChatGPTが手伝える分野です。

会議中に取ったメモを入力し、議論の要点、決定事項、未解決の課題、ToDoに分けてもらいます。

そのまま使えるプロンプト

以下の会議メモを、読みやすい議事録に整理してください。

• 会議の目的
• 議論の要点
• 決定事項
• 未決事項
• ToDo（タスク、担当者、期限）

担当者や期限が記録されていない場合は推測せず、「未確認」としてください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

議事録では、提案と決定事項を混同しないことが重要です。完成した文章を会議の記録と照らし合わせ、内容が正しいか確認しましょう。

ChatGPTを仕事で使うときに意識したい3つのこと

1. 最初から完璧な回答を求めない

一度の指示で思い通りの結果が返ってこなくても、すぐに諦める必要はありません。

「もっと短くしてください」「初心者向けに説明してください」「表形式にしてください」など、追加の指示で修正できます。

2. AIに任せる作業を選ぶ

ChatGPTに向いているのは、文章の下書き、情報の整理、アイデア出し、関数の候補作成などです。

一方で、重要な判断、事実の最終確認、社内ルールへの適合などは、人間が責任を持って確認する必要があります。

3. 機密情報を安易に入力しない

会社の顧客情報、個人情報、パスワード、未公開資料などを入力する前に、会社のルールや利用するサービスのデータ設定を確認しましょう。

業務で利用する場合は、会社が認めたツールと利用方法に従うことが重要です。

実際に試すなら、まずは一つの作業から

ChatGPTの使い方を理解するには、いきなり多くの業務に導入するよりも、普段行っている作業を一つ選んで試す方が始めやすいでしょう。

例えば、次のような小さな作業です。

• メールの下書きを作成する
• 長い文章を要約する
• Excelの関数を考える
• 会議メモを整理する

使う前にどのくらい時間がかかっているかを把握し、使った後に修正時間も含めて比較すると、実際に効率化につながったか判断しやすくなります。

AIを使えば必ず作業時間が短くなるとは限りません。内容によっては確認や修正に時間がかかることもあります。自分の業務に合う使い方を見つけることが大切です。

まとめ

ChatGPTを仕事で活用する際は、単に質問するだけでなく、目的、相手、条件を具体的に伝えることがポイントです。

メールの下書き、文章の要約、Excelの関数、アイデア出し、議事録作成など、日々の業務の一部から試してみましょう。

そして、AIの回答をそのまま採用するのではなく、必要な情報を確認し、自分で判断することも忘れないようにしてください。

まずは、普段の仕事で少し面倒だと感じている作業を一つ選び、今回のプロンプトを使って試してみてください。

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