ChatGPTで見積書・請求書を作成する方法｜見積書作成のプロンプト5選
kaita0316
「見積書を作って」と頼まれて、項目や金額の書き方から悩んでいませんか？
見積書や請求書は、取引の土台になる大切な書類です。しかし、書き慣れていないと、項目の分け方、消費税の扱い、支払い条件の書き方など、迷うポイントがたくさんあります。作るたびに過去の書類を探して書き方をまねる、という人も多いのではないでしょうか。
ChatGPTを使えば、見積書や請求書のたたき台を短時間で作ることができます。項目を整理して金額を計算し、取引先に送れる形の文面まで整えることができます。
この記事では、ChatGPTを使って見積書・請求書を作成する方法と、実務ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。
ChatGPTで見積書・請求書を作成するメリット
1. 書類の構成を一から考えなくてすむ
見積書や請求書には、決まった項目があります。宛名、発行日、件名、明細、合計金額、支払い条件、振込先などです。ChatGPTに伝えれば、必要な項目を漏れなく並べた構成を作ってくれます。
形式を考える時間が減る分、金額や条件の中身の確認に集中できます。
2. 明細の項目分けが整理できる
「作業費」「材料費」「交通費」など、明細をどう分けるかは見積書の分かりやすさを左右します。作業内容を伝えれば、相手に伝わりやすい項目分けを提案してくれます。
項目が整理されていると、取引先からの「この金額は何ですか」という問い合わせも減ります。
3. 金額の計算ミスを減らせる
小計、消費税、合計の計算は、ChatGPTに計算させてから自分で検算する、という二重チェックができます。税率や端数処理の条件を明示すれば、計算の根拠も一緒に示してくれます。
ChatGPTで見積書・請求書を作成する5つの手順
STEP1：取引の内容を整理する
まず、見積書や請求書に載せる情報を整理します。次の項目をメモしておきましょう。
- 取引先： 会社名・担当者名
- 件名： 見積書や請求書の件名
- 作業・商品の内容： 何を提供したか
- 単価と数量： それぞれの金額と数量
- 納期・支払い期限： いつまでに納品・支払うか
- 支払い方法： 銀行振込などの条件
情報がそろっていない部分は、後から補う前提で「未定」と書いておきます。
STEP2：見積書の明細を作る
取引内容が整理できたら、ChatGPTに見積書の明細を作ってもらいます。
プロンプト①：見積書の明細を作成する
あなたは経理書類の作成を支援するアシスタントです。
以下の内容をもとに、見積書の明細を作成してください。
取引先：[会社名・担当者名]
件名：[見積書の件名]
内容：[作業や商品の内容を箇条書きで]
単価と数量：[分かる範囲で記載]
条件：
- 明細は、作業内容ごとに分けてください
- 小計、消費税（10%）、合計金額を計算してください
- 金額は税抜・税込が分かるように表示してください
- 数量や単価が不明な項目は、空欄のまま「要確認」と明記してください
- 金額は推測で決めないでください
出力は表形式で示し、最後に見積書の有効期限の記入欄も添えてください。
金額が入った明細が出てきたら、小計と税額、合計が合っているか必ず検算してください。
STEP3：請求書の文面を作る
見積書が決まったら、同じ要領で請求書を作ります。請求書では、請求金額と支払い期限が最も大切です。
プロンプト②：請求書の文面を作成する
以下の内容をもとに、請求書の文面を作成してください。
請求先：[会社名・担当者名]
件名：[請求書の件名]
請求内容：[作業や商品の内容]
請求金額：[税込金額]
支払い期限：[年月日]
振込先：[銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義]
条件：
- 請求書に必要な項目（請求日、請求番号、請求金額、支払い期限、振込先）を漏れなく含めてください
- 丁寧で簡潔な文面にしてください
- 振込手数料の負担についても一文添えてください
- 金額や口座番号は、こちらが伝えた内容をそのまま使ってください
作成された文面は、社内の請求書フォーマットに合わせて整えてから送りましょう。
STEP4：支払い条件と注意事項を整える
見積書や請求書には、支払い条件や注意事項の一文が欠かせません。
プロンプト③：支払い条件の文面を作る
見積書に記載する支払い条件の文面を作成してください。
支払い条件：[例：納品後30日以内に銀行振込]
有効期限：[見積書の有効期限]
その他の条件：[例：追加作業が発生した場合は別途見積もり]
条件：
- 相手に失礼のない丁寧な表現にしてください
- 支払い方法、支払い期限、有効期限を明確に書いてください
- 曖昧な表現は避け、具体的な日数や条件を入れてください
プロンプト④：書類の誤りをチェックする
以下の見積書（または請求書）の内容に、誤りや抜け漏れがないかチェックしてください。
書類の内容：[作成した見積書・請求書の全文を貼り付け]
次の観点でチェックしてください。
- 金額の計算（小計、消費税、合計）が合っているか
- 宛名、発行日、件名が正しく書かれているか
- 支払い期限や振込先に抜けがないか
- 誤字や表記のゆれがないか
問題があれば、箇所と修正案を示してください。問題がなければ、その旨を伝えてください。金額や日付は推測で補わないでください。
チェック結果が出たら、自分でも金額と日付をもう一度見直してから送ります。
STEP5：送付時のメール文面を作る
書類ができたら、取引先へ送るメールの文面も作っておきます。
プロンプト⑤：見積書の送付メールを作成する
見積書を取引先へ送るメールの文面を作成してください。
宛先：[会社名・担当者名]
件名：[見積書の件名]
内容：[見積書の概要と金額]
伝えたいこと：[例：有効期限は〇月〇日まで、ご質問があればお気軽にどうぞ]
条件：
- ビジネスメールの形式で、件名も提案してください
- 丁寧で簡潔な文面にしてください
- 見積書のファイル名を本文中で案内してください
なお、見積書と一緒に提出する社内書類がある場合は、稟議書の作成もあわせて進めておくと手続きがスムーズです。詳しくはChatGPTで稟議書を作成する方法も参考にしてください。
ChatGPTで作成した見積書・請求書の活用例
例えば、Web制作の見積もりを作る場合、次のような流れになります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | ホームページリニューアル作業のお見積もり |
| 明細 | デザイン費、コーディング費、動作確認費、ドメイン・サーバー設定費 |
| 小計 | 450,000円（税抜） |
| 消費税（10%） | 45,000円 |
| 合計（税込） | 495,000円 |
| 有効期限 | 発行日から30日間 |
このように明細が整理されていれば、取引先も内容を理解しやすく、交渉の際の説明もしやすくなります。
見積書・請求書を作成するときの注意点
1. 金額は必ず自分で検算する
ChatGPTの計算が常に正しいとは限りません。金額の間違いは信用問題につながります。小計、消費税、合計の3つは、必ず自分の手でも計算して確認しましょう。
2. 架空の金額や条件を入れさせない
「だいたいでいい」と伝えると、ChatGPTが金額を推測して補ってしまうことがあります。単価や数量が決まっていない項目は「要確認」として空欄にし、推測の金額をそのまま使わないでください。
3. 取引先の情報や口座情報を扱うときは慎重に
見積書や請求書には、取引先の会社名や口座情報など、取り扱いに注意が必要な情報が含まれます。会社の利用ルールを確認し、個人情報や社外秘の情報をそのまま入力しないようにしましょう。
4. 社内の書式や承認ルールに従う
会社によっては、見積書や請求書の書式や承認フローが決まっています。ChatGPTで作ったたたき台は、あくまで下書きとして使い、最終的には社内の決まった書式に整えて、必要な承認を取ってから送りましょう。
まとめ
ChatGPTを使えば、見積書や請求書の構成づくりから明細の整理、金額の計算、送付メールの作成までを短時間で進めることができます。
今回紹介した手順は次のとおりです。
- 取引の内容を整理する
- 見積書の明細を作る
- 請求書の文面を作る
- 支払い条件と注意事項を整える
- 送付時のメール文面を作る
まずは次に見積書を作るとき、取引内容のメモをChatGPTに渡して明細のたたき台を作ってもらうところから始めてみましょう。書類づくりの時間が、ぐっと短くなります。
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