ChatGPTで稟議書を作る方法｜承認されやすい書き方のプロンプト5選

稟議書を書くたびに、「どう書けば承認してもらえるのか分からない」「背景や効果をうまく説明できない」と悩んでいませんか？

新しいツールや備品の購入、施策の実施、外注の依頼。稟議書は、自分の判断を上司や決裁者に伝えるための大切な書類ですが、書く機会が少ないため、型が身につきにくいものです。

ChatGPTを活用すれば、稟議の目的や費用、期待する効果を整理しながら、承認されやすい構成の稟議書のたたき台を作ることができます。

この記事では、ChatGPTを使って稟議書を作る方法と、実務ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTで稟議書を作るメリット

1. 決裁者が知りたい情報を漏れなく書ける

稟議書では「何をしたいか」だけでなく、「なぜ必要か」「いくらかかるか」「どんな効果があるか」を伝える必要があります。ChatGPTに項目を指定して書いてもらえば、必要な情報の書き漏れを防げます。

決裁者の立場で読んだときに、判断に必要な情報がそろっているかが大切です。

2. 承認されやすい構成に整えられる

「目的→現状の課題→提案内容→費用→効果→リスク」という流れで書くと、決裁者は判断しやすくなります。ChatGPTにこの構成を指定すれば、読み手に伝わりやすい稟議書の下書きが作れます。

3. 費用対効果の説明を具体化できる

「便利になるから」だけでは、承認は得にくいものです。削減できる時間や件数、コストを数字で示すことで、説得力が大きく上がります。ChatGPTに数字の整理を手伝ってもらうことで、効果の説明を具体化できます。

ChatGPTで稟議書を作る5つの手順

STEP1：稟議の内容と目的を整理する

最初に、稟議で決裁してもらいたい内容と、その目的を箇条書きで整理します。

例えば、次のような情報をメモします。

• 稟議の件名： 何についての稟議か
• 目的： 何を実現したいか
• 背景・現状の課題： 今困っていること
• 提案内容： 具体的に何をするか
• 費用： 金額と内訳（分かっている範囲で）

この段階では、箇条書きのメモで十分です。文章に整えるのは後のステップで行います。

STEP2：稟議書のたたき台を作成する

メモが用意できたら、ChatGPTに稟議書のたたき台を作ってもらいます。

プロンプト①：稟議書のたたき台を作成する

あなたは稟議書の作成を支援するアシスタントです。

以下の情報をもとに、稟議書のたたき台を作成してください。

件名：[稟議の件名]

目的：[何を実現したいか]

背景・現状の課題：[今困っていること]

提案内容：[具体的に何をするか]

費用：[金額と内訳]

次の構成で作成してください。

1. 目的
2. 背景と現状の課題
3. 提案内容
4. 費用と内訳
5. 期待される効果
6. リスクと対応策

決裁者が判断しやすいよう、簡潔で丁寧なビジネス表現で書いてください。情報にない内容は推測で補わず、不足している情報は「要確認」としてください。

出力された下書きを確認し、実際の内容と異なる部分があれば修正します。

STEP3：費用対効果を具体的にする

たたき台ができたら、費用対効果の説明を数字で具体化します。

プロンプト②：費用対効果を整理する

以下の稟議書の内容をもとに、費用対効果を整理してください。

稟議書の下書き：[STEP2で作成した下書き]

費用：[金額]

削減できる時間：[1回あたり・1か月あたりの目安]

その他に期待できる効果：[品質向上、ミス削減など]

次の形で整理してください。

1. 費用の内訳と合計
2. 削減できる時間と金額換算の目安
3. 金額に換算しにくい効果
4. 費用を回収できる目安の期間

金額換算は、入力した数字の範囲内で計算してください。根拠のない数字を作り出さないでください。計算の前提条件も明記してください。

STEP4：決裁者の疑問に先回りする

提出する前に、決裁者が疑問に思いそうな点を洗い出します。

プロンプト③：決裁者の視点でチェックする

以下の稟議書を、決裁者の視点でレビューしてください。

稟議書：[STEP2・STEP3で作成した稟議書]

次の観点で確認してください。

1. 判断に必要な情報がそろっているか
2. 他の選択肢と比較検討されているか
3. 費用の根拠が明確か
4. リスクと対応策が書かれているか

不足している点や、決裁者が疑問に思いそうな点を挙げ、それぞれに対する追記案を提示してください。稟議書にない情報を新たに作らないでください。

指摘された点は、社内の実情に合わせて追記します。

STEP5：他の選択肢と比較して説得力を高める

複数の選択肢を比較することで、提案内容の妥当性を示せます。

プロンプト④：選択肢を比較する

以下の提案内容について、他の選択肢と比較した表を作成してください。

提案内容：[稟議で提案している内容]

比較したい選択肢：[現状維持、他のツール、他の業者など]

次の観点で比較してください。

1. 費用
2. 導入までにかかる時間
3. 期待できる効果
4. リスク

表形式で示し、提案内容を選ぶ理由を簡潔にまとめてください。入力した情報にない内容は推測で補わないでください。

プロンプト⑤：提出前に最終チェックをする

以下の稟議書を、提出前のチェックの視点でレビューしてください。

稟議書：[完成版の下書き]

次の観点で確認してください。

1. 件名と目的が一致しているか
2. 数字（費用・期間・件数）に矛盾がないか
3. 決裁に必要な添付資料が挙げられているか
4. 誤字・脱字や分かりにくい表現がないか

問題がある箇所は、理由と修正案を表形式で整理してください。元の資料にない内容を新たに作らないでください。

なお、稟議書の承認後に社内へ周知する際は、ChatGPTでビジネスメールを作成する方法で紹介しているように、宛先に合わせた文面に整えると伝わりやすくなります。

ChatGPTで作った稟議書の活用例

例えば、新しい業務ツールの導入を稟議にかける場合、次のような流れになります。

項目	内容
件名	業務効率化ツールの導入について
目的	月次集計作業の時間短縮とミス削減
費用	月額5,000円（年間60,000円）
効果	集計作業を月8時間から2時間に短縮
リスク	習熟に2週間程度かかる（マニュアルで対応）

このように「目的」「費用」「効果」「リスク」がそろうと、決裁者は判断しやすくなります。

また、同じ構成を他の稟議にも使い回すことで、書くたびに構成を考える手間も減ります。

稟議書を作るときの注意点

1. 提出前に必ず事実確認をする

ChatGPTは文章を整えるのが得意ですが、費用や効果の数字を知っているわけではありません。金額、期間、削減時間などは、提出前に必ず自分の目で確認してください。

2. 社内の稟議ルールに合わせる

会社や部署によって、稟議書の様式や決裁の流れが決まっている場合があります。ChatGPTの下書きはあくまでたたき台として使い、最終的には社内の様式に合わせて整えましょう。

3. 効果を盛らない

「大幅に削減できる」といったあいまいな表現や、根拠のない数字は避けましょう。効果は測定できる範囲で具体的に書き、推測と事実を分けて示してください。

4. 見積書などの根拠資料を添付する

費用の根拠となる見積書やカタログは、稟議書と一緒に添付するのが基本です。ChatGPTに金額の根拠を聞かれたら、資料の内容を確認してから入力しましょう。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、稟議の目的や費用、効果を整理しながら、決裁者が判断しやすい稟議書のたたき台を作ることができます。

今回紹介した手順は次のとおりです。

1. 稟議の内容と目的を整理する
2. 稟議書のたたき台を作成する
3. 費用対効果を具体的にする
4. 決裁者の疑問に先回りする
5. 他の選択肢と比較して説得力を高める

まずは次に稟議を書くときに、目的と費用と効果を箇条書きで3行だけメモし、ChatGPTにたたき台を作ってもらうところから始めてみましょう。構成が決まっているだけで、稟議書を書く負担は大きく軽くなります。