ChatGPTで議事録を作る方法｜プロンプト・テンプレート付きで解説

会議が終わったあと、議事録をまとめるのに時間がかかっていませんか？

会議中に取ったメモを整理し、決定事項や担当者、期限を確認しながら文章にする作業は、意外と手間がかかります。

そこで活用したいのが、生成AIのChatGPTです。会議メモや文字起こしのテキストをChatGPTに入力すると、要点の整理や決定事項の抽出、タスクの一覧化などをサポートしてもらえます。

この記事では、ChatGPTで議事録を作る方法を初心者向けに解説します。コピペして使えるプロンプトや議事録のテンプレート、利用時の注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTで議事録を作ると何ができる？

ChatGPTは、会議のメモや文字起こしのテキストをもとに、情報を整理する作業をサポートできます。

例えば、次のような使い方があります。

• 長い会議メモを要約する
• 会議の目的や議題ごとに内容を整理する
• 決定事項と未決定事項を分ける
• 今後の対応タスクを一覧にする
• 担当者や期限を整理する
• 上司やチームに共有する文章を作成する

ただし、ChatGPTが会議の内容を自動的にすべて正しく理解できるとは限りません。特に、発言者や数字、期限、決定事項については、元の記録と照らし合わせて確認する必要があります。

ChatGPTで議事録を作る3つの方法

議事録を作る方法は、大きく3つあります。自分の会議の進め方に合わせて選びましょう。

方法1：会議中に取ったメモを整理する

最も簡単なのは、会議中に取ったメモをChatGPTに入力する方法です。

例えば、次のような箇条書きでも問題ありません。

• 新商品の公開日は11月10日を予定
• デザイン案は今週金曜日までに確認
• 広告予算は次回会議で再検討
• 営業資料の更新は田中さんが担当
• 次回会議は来週火曜日

このメモをChatGPTに入力し、議事録として整理するよう依頼します。

すでにメモを取る習慣がある人なら、会議の進め方を大きく変えずに取り入れられます。

方法2：文字起こししたテキストを整理する

会議の文字起こしテキストがある場合は、その内容をChatGPTに入力して議事録を作成できます。

文字起こしには、言い直しや重複した発言、議題から外れた会話などが含まれることがあります。

ChatGPTに要点を整理してもらうことで、会議の内容を読み返しやすくできます。

ただし、文字起こしに誤りがあると、議事録にも誤った情報が含まれる可能性があります。重要な発言は録音や元の記録を確認しましょう。

方法3：音声ファイルを利用する

利用できるプランや環境であれば、対応する音声ファイルをChatGPTにアップロードし、文字起こしや内容の整理を依頼する方法もあります。

音声ファイルのアップロード機能は、プランやアカウントの設定などによって利用条件が異なります。利用できない場合は、別の文字起こしツールでテキスト化してからChatGPTに入力する方法もあります。

また、録音する場合は、参加者への説明や同意、会社のルール、情報管理の方針を事前に確認してください。

そのまま使える議事録作成プロンプト

ここからは、ChatGPTに入力して使えるプロンプトを紹介します。

1. 会議メモから議事録を作る

まずは、箇条書きのメモから議事録を作るための基本的なプロンプトです。

プロンプト例

あなたはビジネス文書の作成をサポートするアシスタントです。

以下の会議メモをもとに、読みやすい議事録を作成してください。

次の項目に分けて整理してください。

• 会議の目的
• 主な議題
• 議論の要点
• 決定事項
• 未決定事項・確認事項
• 今後の対応タスク

情報が不足している項目は推測で補わず、「未確認」と記載してください。メモに書かれていない決定事項や担当者、期限を作らないでください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

このプロンプトのポイントは、情報が不足している場合に推測しないよう指定することです。

AIに自然な文章を作ってもらうことだけでなく、事実と不明点を区別させることも重要です。

2. 決定事項とタスクだけを抽出する

会議後に、誰が何をするのかを明確にしたい場合に便利なプロンプトです。

プロンプト例

以下の会議メモから、決定事項と今後の対応タスクを抽出してください。

対応タスクは、次の項目を持つ表にしてください。

• タスク
• 担当者
• 期限
• 状況

担当者や期限が記録されていない場合は「未確認」と記載してください。決定事項と、まだ検討中の内容は分けてください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

この方法は、会議後のタスク管理や、次回会議までに対応する内容の確認に向いています。

3. 上司やチームに共有する議事録を作る

社内で共有する場合は、読みやすさや簡潔さを重視した形式に整えてもらいましょう。

プロンプト例

以下の会議内容を、社内共有用の議事録に整えてください。

条件：

• ビジネス文書として自然な表現にする
• 重複する発言や不要な言い回しを整理する
• 議題ごとに見出しを付ける
• 決定事項と今後の対応を明確にする
• 重要な条件や数値を省略しない
• 発言者や期限が不明な場合は推測しない

最後に、参加者が確認すべき事項をまとめてください。

【会議内容】

ここに会議メモまたは文字起こしを貼り付ける

会議の目的や参加者に合わせて、文章の長さや表現を調整すると、より共有しやすい議事録になります。

議事録のテンプレート

ChatGPTの出力を、毎回同じ形式にしたい場合は、あらかじめテンプレートを決めておくと便利です。

以下の形式をコピーして利用できます。

議事録

会議名：

日時：

参加者：

会議の目的：

1. 議題

2. 議論の要点

3. 決定事項

4. 未決定事項・確認事項

5. 今後の対応タスク

タスク	担当者	期限

6. 次回会議

• 日時：
• 確認する内容：

このテンプレートをプロンプトと一緒にChatGPTに入力すれば、出力形式を統一しやすくなります。

ChatGPTで議事録を作るときの注意点

便利な一方で、AIに議事録作成を任せるときには注意すべき点もあります。

1. 決定事項を必ず確認する

ChatGPTは、文章の整理を行う際に、曖昧な発言を誤って解釈することがあります。

例えば、会議中に「来月の公開も検討できそう」と発言しただけなのに、議事録では「来月公開が決定」と整理されてしまう可能性があります。

そのため、次の内容は特に注意して確認してください。

• 正式に決まった内容
• 担当者
• 期限
• 金額や数量
• 保留中の事項

2. 機密情報や個人情報を入力しない

会議には、顧客情報、社内の売上、未公開の企画、個人情報などが含まれる場合があります。

会社の許可なく、機密情報や個人情報を外部のAIサービスに入力するのは避けましょう。

業務で利用する場合は、会社が認めたサービスやアカウントを使用し、データの取り扱いと利用ルールを確認してください。

3. 音声の録音や文字起こしは事前に確認する

会議を録音する場合は、参加者への説明や同意、社内規定、録音データの保存先などを確認することが大切です。

また、文字起こしには誤認識が含まれることがあるため、重要な発言は元の音声や記録と照合しましょう。

4. 最終的な確認は人が行う

ChatGPTで作成した議事録は、そのまま完成版として扱うのではなく、確認用の下書きとして利用するのがおすすめです。

会議の参加者や担当者が内容を確認し、必要に応じて修正してから共有しましょう。

ChatGPTを使って議事録作成を効率化するコツ

議事録作成をさらに効率化するには、次の3点を意識してみてください。

1. 会議中のメモを残す

AIを使う場合でも、会議の目的、決定事項、担当者、期限などを記録しておくと、整理の精度を高めやすくなります。

2. 出力形式を統一する

毎回同じテンプレートを指定すると、議事録を比較したり、チーム内で共有したりしやすくなります。

3. 作業時間を比較する

AIを使う前と後で、議事録の作成にかかった時間や修正回数を記録してみましょう。実際の業務でどの程度役立っているかを判断できます。

まとめ｜ChatGPTで議事録作成を効率化しよう

ChatGPTは、会議メモの要約、決定事項の整理、対応タスクの抽出など、議事録作成のさまざまな工程をサポートできます。

今回紹介したプロンプトやテンプレートを活用すれば、議事録作成の手間を減らし、会議後の情報共有を進めやすくなります。

ただし、AIが作成した内容には誤りが含まれる可能性があります。決定事項や担当者、期限などを確認し、機密情報の取り扱いにも注意してください。

まずは次の会議で、メモをChatGPTに整理してもらうところから始めてみましょう。

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