ChatGPTで議事録を作る方法｜要約・決定事項・ToDoを整理するプロンプト付き

会議が終わった後、議事録の作成に時間がかかっていませんか？

会議中に取ったメモを整理し、決定事項や担当者、次にやるべきことをまとめる作業は、意外と手間がかかります。

そこで活用したいのがChatGPTです。会議のメモや文字起こしを入力すれば、内容の要約や決定事項、ToDoの整理をサポートしてもらえます。

この記事では、ChatGPTで議事録を作成する方法と、すぐに使えるプロンプト、利用する際の注意点を初心者向けに解説します。

ChatGPTで議事録を作ると何が便利？

ChatGPTを議事録作成に活用すると、主に次のような作業を効率化できます。

• 長い会議メモを短く要約する
• 会議で決まったことを整理する
• 誰が何をするのか、ToDoを抽出する
• 未解決の課題や確認事項をまとめる
• 読みやすい議事録の形式に整える

ただし、ChatGPTが作成した議事録をそのまま完成版として扱うのは避けましょう。発言の意味を誤って解釈したり、担当者や期限を取り違えたりする可能性があるためです。

ChatGPTは議事録を自動で完成させるものというより、メモの整理と文章化を手伝うツールとして使うのがおすすめです。

ChatGPTで議事録を作る3つの方法

方法1：会議中に取ったメモを整理する

最も簡単なのは、自分で取ったメモをChatGPTに入力する方法です。

例えば、次のような簡単なメモでも構いません。

新サービスの公開について会議。公開目標は11月。デザインは田中さんが担当。来週までにデザイン案を提出。費用はまだ確定していない。次回会議で予算を確認。

このメモをChatGPTに入力し、議事録の形式に整えてもらいます。

会議の内容をすべて記録できていなくても、手元にある情報を整理することから始められます。ただし、記録していない情報をChatGPTが正確に補えるわけではありません。

方法2：会議の文字起こしを使う

会議の音声から文字起こしを作成できる場合は、そのテキストをChatGPTに入力して整理する方法もあります。

文字起こしは長くなりやすいため、要約だけでなく、決定事項や担当者、期限を分けて抽出すると便利です。

文字起こしを利用する場合は、録音や文字起こしについて参加者の同意を得ること、会社のルールに従うこと、機密情報の取り扱いに注意することが大切です。

方法3：既存の議事録を読みやすく修正する

すでに議事録の下書きがある場合は、ChatGPTに文章の整理を依頼できます。

例えば、文章が長すぎる場合は簡潔にまとめてもらい、曖昧な表現が多い場合は確認が必要な箇所を指摘してもらいます。

ただし、文章を整える過程で意味が変わっていないか、必ず元の記録と照らし合わせましょう。

そのまま使える議事録作成プロンプト5選

ここからは、コピーして使えるプロンプトを紹介します。

1. 会議メモから議事録を作成する

まずは、会議メモを議事録の形式に整える基本のプロンプトです。

プロンプト

あなたは議事録作成のアシスタントです。

以下の会議メモをもとに、読みやすい議事録を作成してください。

次の項目に分けて整理してください。

• 会議の目的
• 主な議題
• 議論の要点
• 決定事項
• 未決事項・確認事項
• 次にやるべきこと（ToDo）

メモに書かれていない情報は推測で補わず、「未記載」または「要確認」としてください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

2. 決定事項だけを抽出する

議事録の中から、会議で決まったことを素早く確認したい場合に使います。

プロンプト

以下の会議メモから、決定事項だけを抽出してください。

各項目について、決定内容と、その根拠となる発言や記録を整理してください。

明確に決まっていない内容は、決定事項に含めず「未決事項」に分類してください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

3. ToDoと担当者を整理する

会議後のタスク管理に役立つプロンプトです。

プロンプト

以下の会議メモから、今後対応すべきToDoを抽出してください。

表形式で「タスク」「担当者」「期限」「確認事項」に分けてください。

担当者や期限が明確でない場合は、推測せず「未確認」と記載してください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

4. 長い会議の内容を短く要約する

会議の内容が長く、すべてを読む時間がない場合に便利です。

プロンプト

以下の会議記録を、会議に参加していない人でも理解できるように要約してください。

最初に全体の要約を3〜5項目で示し、その後に議題ごとの要点、決定事項、未解決の課題を整理してください。

重要な条件や数字は省略せず、記録にない情報は追加しないでください。

【会議記録】

ここに会議記録を貼り付ける

5. 議事録の分かりにくい部分を改善する

議事録を作った後、読みやすさを改善したい場合に使えます。

プロンプト

以下の議事録を、簡潔で分かりやすい文章に修正してください。

内容の意味、決定事項、数値、担当者、期限は変更しないでください。

曖昧な表現や、元の記録だけでは判断できない部分があれば、勝手に補完せず「要確認」として示してください。

【議事録】

ここに議事録を貼り付ける

実例：会議メモを議事録に変換する

実際に、簡単な会議メモを使って考えてみましょう。

入力するメモ

新しい社内マニュアルを作成する。公開目標は12月。初稿は佐藤さんが11月10日までに作成する。レビュー担当者はまだ決まっていない。次回会議で進捗を確認する。

このメモを整理すると、次のような議事録になります。

議事録の例

議題

新しい社内マニュアルの作成について

決定事項

• 社内マニュアルを新たに作成する。
• 公開目標は12月とする。

ToDo

タスク	担当者	期限
マニュアルの初稿を作成する	佐藤さん	11月10日
レビュー担当者を決める	未確認	未確認
進捗を確認する	要確認	次回会議

確認事項

• レビュー担当者を決定する。
• 次回会議の日程を確認する。

このように、決定している情報と未確定の情報を分けると、会議後に何をすべきかが分かりやすくなります。

なお、上記は入力例をもとにした整理例です。実際の議事録では、会議の記録と照らし合わせて内容を確認してください。

ChatGPTで議事録を作るときの注意点

1. 個人情報や機密情報を入力しない

会議では、顧客情報、社内の未公開情報、人事情報などを扱うことがあります。

会社のAI利用ルールを確認し、許可されていない情報を外部のAIサービスに入力しないようにしましょう。必要に応じて、個人名や顧客名などを伏せてから利用してください。

2. 決定事項と提案を区別する

会議では、提案された案が必ずしも決定事項になるとは限りません。

ChatGPTが提案内容を決定事項としてまとめてしまう可能性もあるため、会議の記録を確認し、明確に合意された内容だけを決定事項として扱いましょう。

3. 担当者や期限を確認する

タスクの担当者や期限が記録されていない場合、ChatGPTが誤って補ってしまう可能性があります。

プロンプトで「不明な情報は推測せず、未確認と記載する」と指定すると、確認が必要な箇所を見つけやすくなります。それでも最終確認は必要です。

4. 長い会議記録は分割する

非常に長い記録を一度に入力すると、重要な情報が抜けたり、整理が不十分になったりすることがあります。

その場合は、議題ごとに分けて要約し、最後に全体の決定事項とToDoを統合する方法を試してみましょう。

まとめ：議事録作成の時間を減らそう

ChatGPTは、会議メモの整理、決定事項の抽出、ToDoの一覧化、文章の修正など、議事録作成のさまざまな場面で活用できます。

まずは会議中に取ったメモを一つ用意し、この記事のプロンプトを試してみてください。

特に重要なのは、次の3点です。

• 議事録の形式をプロンプトで指定する
• 記録にない情報を推測で補わないよう指示する
• 完成した議事録を人間が確認する

AIにすべてを任せるのではなく、整理や文章化を任せて、内容の確認と最終判断に集中することが大切です。

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