ChatGPTでビジネスメールを作成する方法｜すぐ使えるプロンプト10選

「ビジネスメールの文章を考えるのに時間がかかる」

「失礼のない表現になっているか不安」

「依頼や謝罪のメールを、どう書けばよいかわからない」

このような悩みを解決する方法の一つが、ChatGPTの活用です。

ChatGPTにメールの目的や相手、伝えたい内容を入力すると、ビジネスメールの下書きを作成してもらえます。文章を丁寧に整えたり、長い説明を簡潔にしたりすることも可能です。

この記事では、ChatGPTでビジネスメールを作成する基本的な方法と、仕事ですぐに使えるプロンプト10選を紹介します。

ChatGPTでビジネスメールを作るメリット

ChatGPTをメール作成に活用すると、文章を一から考える負担を減らしやすくなります。

主な活用方法は次のとおりです。

• メールの下書きを作成する
• 丁寧な敬語に修正する
• 要点を整理して簡潔にする
• 相手や状況に合った表現を考える
• 文章の誤字や不自然な言い回しを確認する
• 英語のビジネスメールを作成する

特に便利なのは、伝えたい内容を箇条書きで入力できることです。最初から完成された文章を用意する必要はありません。

ただし、ChatGPTが作成した文章が、すべての状況で適切とは限りません。相手との関係や社内ルールに合わせて、送信前に確認することが大切です。

ChatGPTでメールを作成する基本の手順

ChatGPTでビジネスメールを作成する手順はシンプルです。

1. メールの目的を決める

最初に、何のためにメールを送るのかを明確にします。

例えば、次のような目的があります。

• 資料の提出を依頼する
• 会議の日程を調整する
• 対応してもらったことにお礼を伝える
• 提出が遅れることを謝罪する
• 返信や対応を催促する

目的が明確になるほど、ChatGPTに具体的な指示を出しやすくなります。

2. 相手と伝えたい内容を入力する

次に、メールの相手や伝えたい内容を入力します。

例えば、次のような情報です。

• 相手：取引先の担当者
• 目的：資料の提出を依頼する
• 希望期限：金曜日まで
• 文体：丁寧で簡潔
• 補足：難しい場合は相談してほしい

このように条件を整理しておくと、必要な情報が伝わるメールを作成しやすくなります。

3. 作成された文章を確認する

ChatGPTが作成したメールを確認し、必要に応じて修正します。

特に、日付、金額、相手の名前、添付ファイル、約束した期限などは必ず確認しましょう。

そのまま使えるビジネスメールのプロンプト10選

ここからは、実際の仕事で使いやすいプロンプトを紹介します。必要な箇所を自分の状況に合わせて変更してください。

1. 取引先への依頼メール

資料の提出や確認など、相手に何かを依頼するときに使えるプロンプトです。

プロンプト

あなたはビジネスメールの作成をサポートするアシスタントです。

以下の条件で、取引先に送る依頼メールを作成してください。

• 依頼内容：資料の提出
• 希望期限：今週金曜日
• 文体：丁寧で簡潔
• 相手への配慮：期限までの対応が難しい場合は相談してほしい

件名も作成し、依頼の理由と期限が明確に伝わる文章にしてください。不明な情報は推測で補わず、プレースホルダーにしてください。

2. お礼のメール

打ち合わせや資料の共有、業務のサポートなどに対するお礼を伝えるときに使います。

プロンプト

以下の条件で、ビジネスメールのお礼文を作成してください。

• 相手：取引先の担当者
• お礼の内容：打ち合わせの時間を取ってもらったこと
• 伝えたいこと：説明がわかりやすく、今後の進め方を整理できた
• 文体：丁寧で自然

過度に堅苦しくならないようにし、件名も付けてください。

3. 謝罪メール

資料の提出遅延や連絡の遅れなど、謝罪が必要なときに活用できます。

プロンプト

以下の状況について、取引先に送る謝罪メールを作成してください。

• 状況：資料の提出が予定より1日遅れる
• 理由：追加の確認作業が必要になったため
• 新しい提出予定：明日の17時
• 文体：誠実で丁寧

謝罪、理由、今後の対応を簡潔にまとめてください。事実にない説明や、確約できない約束は追加しないでください。

謝罪メールでは、謝罪の言葉だけでなく、現在の状況と今後の対応を明確にすることが重要です。

4. 返信や対応を催促するメール

相手からの返信や資料の提出がない場合に、失礼にならない表現を考えるためのプロンプトです。

プロンプト

以下の条件で、相手に対応状況を確認するビジネスメールを作成してください。

• 確認したい内容：依頼した資料の提出状況
• 以前の依頼日：先週月曜日
• 希望：現在の状況と提出予定日を確認したい
• 文体：丁寧で、相手を責めない表現

件名も付け、必要以上に強い表現を避けてください。

催促のメールでは、相手が対応できていない理由を決めつけず、状況を確認する形にすると伝えやすくなります。

5. 会議の日程調整メール

複数の候補日を提示し、打ち合わせの予定を調整するときに使います。

プロンプト

以下の条件で、取引先との打ち合わせの日程調整メールを作成してください。

• 打ち合わせの目的：プロジェクトの進捗確認
• 候補日：10月20日、10月21日、10月23日
• 時間：各日14時以降
• 所要時間：30分
• 文体：丁寧で簡潔

相手が都合のよい日時を返信しやすい文章にしてください。曜日は推測せず、記載された日付を使用してください。

候補日や時間は、送信前に実際の予定と一致しているか確認しましょう。

6. 会議後のフォローメール

打ち合わせで話した内容や、次に対応する事項を共有するときに便利です。

プロンプト

以下の会議メモをもとに、会議後に送るフォローメールを作成してください。

• 会議の目的：プロジェクトの進捗確認
• 主な内容：スケジュール、担当分担、次回までの確認事項
• メールに含めたい内容：お礼、決定事項、今後の対応

簡潔で読みやすい文章にしてください。メモに記載されていない決定事項や担当者は追加しないでください。

【会議メモ】

ここに会議メモを貼り付ける

7. 上司への報告メール

業務の進捗や問題点を上司に報告する際に使えるプロンプトです。

プロンプト

以下の情報をもとに、上司への業務報告メールを作成してください。

• 業務内容：システムの動作確認
• 現在の状況：予定していた確認項目のうち8割が完了
• 問題点：一部の項目で追加確認が必要
• 今後の対応：確認を継続し、明日中に状況を報告する予定

結論、現在の状況、課題、今後の対応の順に整理してください。簡潔で事実が伝わる文章にしてください。

8. 断りのメール

依頼を引き受けられない場合や、提案を辞退したい場合に利用できます。

プロンプト

以下の状況について、相手に配慮した丁寧な断りのメールを作成してください。

• 状況：依頼された作業を引き受けることが難しい
• 理由：現在の業務スケジュールとの兼ね合い
• 希望：相手に不快感を与えず、事情を簡潔に伝えたい

必要以上に詳しい言い訳をせず、誠実で自然な文章にしてください。件名も作成してください。

9. 長いメールへの返信

相手から長いメールが届き、要点を整理して返信したいときに使えます。

プロンプト

以下の受信メールを読み、返信文の下書きを作成してください。

最初に、相手が求めている対応と確認事項を整理してください。その後、指定した回答内容に沿って返信メールを作成してください。

不明点や回答が不足している箇所は、勝手に補わず「要確認」と示してください。

【受信メール】

ここに受信メールを貼り付ける

【こちらから伝えたい内容】

ここに回答内容を記載する

受信メールに機密情報や個人情報が含まれる場合は、会社のルールに従い、必要に応じて情報を伏せてから利用してください。

10. 日本語のメールを英語にする

海外の取引先や英語を使う職場で、ビジネスメールを作成したいときに使えます。

プロンプト

以下の日本語メールを、海外の取引先に送る自然な英語のビジネスメールにしてください。

条件：

• 丁寧でわかりやすい英語
• 日本語の意図を維持する
• 必要以上に堅苦しくしない
• 件名も英語で作成する

最後に、重要な表現の意味を日本語で簡単に説明してください。

【日本語メール】

ここにメール本文を貼り付ける

英語に翻訳した文章は、直訳では伝わりにくいニュアンスが変わることもあります。特に、納期や契約条件などの重要な内容は確認しましょう。

もっと使いやすいメールを作る3つのコツ

1. 相手との関係を伝える

同じ依頼メールでも、上司、同僚、取引先、初めて連絡する相手では適切な表現が異なります。

「取引先の担当者に送る」「社内の上司に送る」など、相手との関係を指定しましょう。

2. 伝えたい内容を箇条書きにする

最初から文章を完成させる必要はありません。

例えば、次のような情報だけでも下書きを依頼できます。

• 何を伝えたいか
• なぜ伝えるのか
• 相手に何をしてほしいか
• 期限はいつか
• どのような文体にしたいか

必要な情報を整理してから入力すると、修正の手間を減らしやすくなります。

3. 生成した文章を段階的に修正する

最初の文章が希望と違う場合は、条件を追加して修正を依頼しましょう。

例えば、次のような指示が使えます。

• 「もう少し簡潔にしてください」
• 「相手に配慮した柔らかい表現にしてください」
• 「結論を最初に書いてください」
• 「敬語を自然な表現に修正してください」
• 「200文字以内にまとめてください」

一度で完璧な文章を作ろうとせず、下書きを確認しながら整えることがポイントです。

ChatGPTでメールを作るときの注意点

内容が正しいか確認する

AIが作成したメールには、入力していない日付や条件が追加される可能性があります。送信前に、名前、日付、金額、期限、添付ファイルなどを確認してください。

相手に合った表現にする

丁寧な文章であっても、状況によっては堅苦しすぎたり、距離を感じさせたりすることがあります。相手との関係や、普段のコミュニケーションに合わせて調整しましょう。

機密情報を入力しない

顧客情報、個人情報、社外秘の資料などを入力する場合は、会社のAI利用ルールを確認してください。必要に応じて、名前や具体的な数値を伏せて利用しましょう。

最後は自分で確認して送信する

ChatGPTはメールの下書きを効率よく作るためのツールです。内容を理解せず、そのまま送信することは避けましょう。特に謝罪、契約、金額、納期などの重要なメールは慎重に確認してください。

まとめ｜ChatGPTを使ってメール作成を効率化しよう

ChatGPTを使えば、依頼、お礼、謝罪、日程調整、報告など、さまざまなビジネスメールの下書きを作成できます。

今回紹介したプロンプトを活用すれば、文章を一から考える時間を減らし、伝えたい内容を整理しやすくなります。

大切なのは、メールの目的や相手、伝えたい内容を具体的に、伝えたい内容を具体的に指定することです。生成された文章は必ず確認し、状況に合った表現に整えてから送信しましょう。

まずは、次に送るメールの下書きをChatGPTに作ってもらうところから試してみてください。

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