ChatGPTでスケジュールとToDoを整理する方法｜優先順位づけのプロンプト5選

毎朝、やることが多すぎて「何から手をつければいいか分からない」と感じていませんか？

メール返信、会議の準備、締め切り間近の資料作成。タスクを頭の中だけで抱えていると、重要なものを見落としたり、急ぎでない作業に時間を取られたりしがちです。

ChatGPTを活用すれば、散らかったタスク一覧を「今日やること」「今週やること」「後回しでいいこと」に整理できます。頭の中のモヤモヤを外に出して、優先順位をつける作業をChatGPTに手伝ってもらうのです。

この記事では、ChatGPTを使ってスケジュールとToDoを整理する方法と、実務ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTでスケジュールとToDoを整理するメリット

1. 頭の中のタスクをすべて外に出せる

やることを書き出すだけでも、頭の中はかなりすっきりします。ChatGPTにタスクを渡して整理してもらえば、「何を忘れているか」という不安からも解放されます。

思いついた順に箇条書きで渡すだけでいいので、書き出すハードルも低くなります。

2. 締め切りと重要度で優先順位がつけられる

「急ぎだけど重要でない作業」と「急ぎではないけど重要な作業」は、感覚だけでは区別しにくいものです。締め切りと重要度をChatGPTに伝えることで、客観的な優先順位をつけてもらえます。

順番が決まれば、あとは上からこなすだけです。

3. 1日の時間割に落とし込める

タスクの一覧ができたら、それを今日の時間割に割り振ることもできます。「午前中に集中作業、午後に会議と連絡業務」といった形で、実行可能な計画に変換できます。

計画が具体的になると、着手までの迷いが減ります。

ChatGPTでスケジュールとToDoを整理する5つの手順

STEP1：タスクを思いつくまま書き出す

最初に、頭の中にあるタスクをすべて箇条書きで書き出します。順番や優先順位は考えなくてかまいません。

例えば、次のような情報をメモします。

• タスク内容： 何をするか
• 締め切り： いつまでか（分かっているものだけ）
• 所要時間： だいたい何分かかるか
• 相手： 誰と関わる作業か

「とりあえず書く」ことが大切です。完璧な一覧を作ろうとすると、書き出すだけで疲れてしまいます。

STEP2：締め切りと重要度で優先順位をつける

タスクの一覧ができたら、ChatGPTに優先順位をつけてもらいます。

プロンプト①：タスクに優先順位をつける

あなたはタスク管理を支援するアシスタントです。

以下のタスク一覧に、優先順位をつけて整理してください。

タスク一覧：[箇条書きのタスクを貼り付け]

それぞれのタスクについて、次の観点で判断してください。

1. 締め切りの近さ
2. 仕事への影響の大きさ
3. 他の人の作業を止めていないか

出力は、次の4つに分けてください。

• 今日中に必ずやること
• 今週中にやること
• 来週以降でいいこと
• やらなくてもいいかもしれないこと

それぞれのタスクに、順位をつけた理由を一言添えてください。締め切りが書かれていないタスクは、判断できない旨を明記してください。

出力された順位を見て、自分の感覚と違うものがあれば、その理由をChatGPTに伝えて調整します。

STEP3：今日の時間割に落とし込む

優先順位が決まったら、今日やるタスクを時間割に割り振ります。

プロンプト②：今日の時間割を作る

以下のタスクを、今日の時間割に割り振ってください。

タスク：[今日やるタスクの一覧]

今日の予定：[会議や外出などの予定]

勤務時間：[例：9時〜18時、昼休み12時〜13時]

条件：

• 集中力が必要な作業は午前中に配置する
• 会議の前後に15分程度の準備・整理時間を入れる
• 連続作業は90分以内にして、合間に休憩を入れる
• 予定が入っている時間帯にはタスクを割り振らない

時間割は表形式で示し、終わらなかった場合の翌日への繰り越し案も添えてください。

STEP4：タスクの抜け漏れをチェックする

時間割ができたら、定期的な業務や連絡事項の抜け漏れがないか確認します。

プロンプト③：タスクの抜け漏れをチェックする

以下のタスク一覧と今日の予定をもとに、抜け漏れがないか確認してください。

タスク一覧：[STEP2で整理した一覧]

今日の予定：[会議や締め切りなどの予定]

次の観点でチェックしてください。

1. 締め切りが今日・明日のタスクが一覧に入っているか
2. 会議に必要な準備や資料がタスク化されているか
3. 他の人への返信や連絡が漏れていないか
4. 毎週・毎月の定例業務が含まれているか

抜けているものがあれば、追加すべきタスクとして挙げてください。問題がなければ、その旨を伝えてください。

STEP5：週の計画に広げて見直す

1日の整理に慣れたら、同じ方法で1週間の計画を作ります。

プロンプト④：1週間のタスク計画を作る

以下のタスク一覧をもとに、今週の計画表を作成してください。

タスク一覧：[今週のタスクを貼り付け]

今週の予定：[会議・外出・締め切り]

条件：

• 締め切りの早いものから順に配置する
• 1日に詰め込みすぎず、余裕を持たせる
• 金曜の午後に、来週の準備と今週の振り返りの時間を入れる

曜日ごとの表形式で示してください。

プロンプト⑤：週末に今週の振り返りをする

今週のタスクの実施結果をもとに、振り返りを作成してください。

実施結果：[完了したタスクと、未完了のタスク]

次の観点で整理してください。

1. 完了したタスクと、未完了の理由
2. 予定どおり進まなかった原因
3. 来週に繰り越すタスク
4. 来週の計画を立てるときの改善点

未完了のタスクは、来週のいつやるかまで提案してください。実施結果にない内容は推測で補わないでください。

なお、タスクを整理したら、議事録から出た担当者や期限も同じ一覧に入れておくと管理が一本化できます。詳しくはChatGPTで会議の議事録からタスク管理表を作る方法も参考にしてください。

ChatGPTで整理したスケジュールの活用例

例えば、月曜の朝に今週のタスクを整理する場合、次のような流れになります。

項目	内容
書き出したタスク	見積書作成、会議資料の準備、請求書の確認、部下への返信、来週の出張手配
今日やること	見積書作成（締め切り今日）、会議資料の準備（明日朝の会議）
今週中にやること	請求書の確認、部下への返信
来週以降でいいこと	来週の出張手配

このように分けるだけで、「今日は何をすればいいか」がはっきりします。

また、朝の5分でタスクを書き出してChatGPTに整理してもらう習慣をつければ、1日の始まりに迷う時間がなくなります。

スケジュールとToDoを整理するときの注意点

1. 優先順位は最後に自分で決める

ChatGPTの判断は、あくまで締め切りと重要度の情報に基づく提案です。社内の事情や人間関係など、ChatGPTが知らない要素が優先順位を左右することもあります。最終判断は自分で行いましょう。

2. タスクを詰め込みすぎない

1日の計画にタスクを詰め込みすぎると、終わらなかったときの落ち込みが大きくなります。計画の8割程度が終われば十分、という余裕を持たせてください。

3. 他人の名前や社内情報をそのまま入力しない

タスクには、顧客名や社内の未公開情報が含まれる場合があります。ChatGPTに入力する前に、会社の利用ルールを確認し、必要に応じて名前を伏せるなどの配慮をしましょう。

4. 計画は1日1回見直す

朝に立てた計画は、途中で会議が入ったり急な依頼が来たりして崩れることもあります。昼休みや夕方に一度見直し、残りのタスクを並べ直す習慣をつけましょう。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、散らかったタスク一覧を優先順位つきの計画に整理し、今日の時間割まで落とし込むことができます。

今回紹介した手順は次のとおりです。

1. タスクを思いつくまま書き出す
2. 締め切りと重要度で優先順位をつける
3. 今日の時間割に落とし込む
4. タスクの抜け漏れをチェックする
5. 週の計画に広げて見直す

まずは明日の朝、頭の中のタスクを5つだけ書き出して、ChatGPTに優先順位をつけてもらうところから始めてみましょう。朝の5分が、1日の迷いを大きく減らしてくれます。