CopilotでExcel・Wordを使う方法｜プロンプト5選
kaita0316
「Excelの数式を調べるのに時間がかかる」「Wordの文章を書くのに何時間もかかってしまう」と思ったことはありませんか？
集計や報告書作成など、ExcelとWordを使う仕事は毎日のように発生します。操作に慣れていないと、1つの作業に思いのほか時間がかかってしまいます。
Microsoft 365 Copilotは、ExcelやWordの中で使えるAIアシスタントです。Excelでは数式の作成やデータの分析、Wordでは文章の下書きや要約・校正などを手伝ってくれます。
この記事では、CopilotでExcel・Wordを使う方法と、仕事ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。
なお、Copilotには種類があり、無料で使えるCopilot（旧Bing Chat）と、Microsoft 365のアプリと連携するMicrosoft 365 Copilotは別ものです。この記事では、ExcelやWordの中で直接使えるMicrosoft 365 Copilotを中心に解説します。
CopilotでExcel・Wordを使うメリット
1. 数式や関数を自分で調べなくて済む
Excelで集計をするとき、「この計算にはどの関数を使えばいいのだろう」と迷うことはありませんか。Copilotにやりたいことを言葉で伝えると、数式を作ってくれたり、データの傾向を分析してくれたりします。
関数名を覚えていなくても、集計や分析を進められるのが大きなメリットです。
2. Wordの下書きや要約を短時間で作れる
Wordでは、文章の下書き作成、長文の要約、表現の書き直し、校正などをCopilotに頼むことができます。白紙の状態から文章を考えるのは大変ですが、たたき台があれば、修正するところから始められます。
報告書やメールの下書きなど、文章を書く場面が多い方には、特に役立ちます。
3. ExcelとWordの作業がつながる
Copilotの便利なところは、ExcelのデータをもとにWordの文章を作るなど、アプリをまたいだ作業を手伝ってくれる点です。
例えば、Excelで集計した売上データをWordの報告書にまとめる、といった流れも、Copilotに指示を出して進めることができます。
CopilotでExcel・Wordを使う5つの手順
STEP1：Copilotが使える環境を用意する
まず、Microsoft 365 Copilotが使える環境を用意します。Copilotは、Microsoft 365のライセンスやプランによって利用できる範囲が異なります。ご自身の契約内容でCopilotが使えるかどうかは、社内のIT担当や管理者に確認してみましょう。
WordやExcelを開くと、画面の右側にCopilotのアイコンが表示されます。表示されない場合は、アプリのバージョンが古いか、ライセンスの対象外である可能性があります。
無料版のCopilotはブラウザ上でチャット形式で使うもので、ExcelやWordのファイルと直接連携する機能は限られています。アプリの中でデータや文章を直接扱いたい場合は、Microsoft 365 Copilotが必要です。
STEP2：Excelで数式や集計を頼む
Copilotが使える状態になったら、まずExcelで集計を頼んでみましょう。表を開いた状態でCopilotに指示を出すと、数式の作成やデータの分析をしてくれます。
プロンプト①：Excelの数式を作る
この表の[集計したい内容：例：月ごとの売上合計]を計算する数式を作ってください。
条件：
- 対象の範囲は[例：B列が月、C列が売上金額]です
- 数式の意味を、初心者にも分かるように説明してください
- 数式に使うセル番地は、実際の表に合わせて指定してください
- 値が存在しない場合は、結果をどう扱うかも説明してください
- 推測で数字を補わないでください
数式は、提案されたものをそのまま使う前に、必ず元の表と見比べて結果が正しいか確認しましょう。Copilotの提案が間違っていることもあるため、計算結果のチェックは欠かせません。
STEP3：Excelでデータの傾向をつかむ
集計ができたら、次にデータの傾向を分析してもらいましょう。Copilotは、数値の増減や特徴を文章で説明したり、グラフの提案をしてくれたりします。
プロンプト②：Excelのデータを分析してグラフを提案する
この表のデータの傾向を分析してください。
分析したい内容：[例：月ごとの売上の変化と、好調な商品の特徴]
条件：
- データの傾向を、ポイントを3つまでに絞って説明してください
- グラフで表すと分かりやすい場合は、どの種類のグラフが適しているかも提案してください
- 表にない数値は推測で作らないでください
- 増減の理由について、データから分からないことは「データからは分かりません」と明記してください
グラフの提案は、作りたいグラフの種類や見せ方が分からないときに役立ちます。提案されたグラフが自分の目的に合っているかどうかは、実際に作って確かめましょう。
STEP4：Wordで文章の下書きや要約を作る
Excelでの作業に慣れたら、次はWordで文章を作ってみましょう。報告書や企画書の下書き、長文の要約、表現の書き直しなどをCopilotに頼むことができます。
プロンプト③：Wordで報告書の下書きを作る
[報告書のテーマ：例：今月の営業活動の報告]について、報告書の下書きを作ってください。
含めたい内容：[例：実績の概要、主な取り組み、今後の課題]
条件：
- 丁寧なビジネス文書の文体で書いてください
- 見出しと箇条書きを使って読みやすく整理してください
- 私が伝えていない事実や数字は追加しないでください
- 数値は、[Excelの集計結果など、出典]にあるものだけを使ってください
- 文字数は[例：1,000字程度]を目安にしてください
プロンプト④：Wordで長文を要約・書き直す
次の文章を要約（または分かりやすく書き直し）してください。
文章：[要約・書き直ししたい文章を貼る]
条件：
- 文章の意味を変えずに、要点だけを残してください
- 専門用語はそのまま使い、意味が変わる言い換えはしないでください
- 文章にない情報を追加しないでください
- 数字や固有名詞は、元の文章のとおりに書いてください
- 要約は[例：300字程度]にしてください
要約や書き直しの結果は、必ず元の文章と見比べて、意味が変わっていないかを確認しましょう。
STEP5：ExcelとWordをつなげて仕上げる
最後に、Excelの集計結果をWordの報告書に反映させる流れを試してみましょう。Excelの表をもとに文章を作るようCopilotに指示することで、集計から報告書作成までを一続きの作業にできます。
プロンプト⑤：ExcelのデータをもとにWordの文章を作る
[Excelファイル名：例：売上集計.xlsx]のデータをもとに、報告書の文章を作ってください。
伝えたい内容：[例：今月の売上が先月と比べてどう変化したか]
条件：
- Excelのデータにある数値だけを使ってください
- 数値の出典となる表の内容が分かるように示してください
- データから分からない原因や背景は推測で書かないでください
- 報告書にふさわしい丁寧な文体で書いてください
- 文章の最後に、確認すべきポイントを箇条書きで添えてください
この流れができれば、集計と文章作成を別々に進める手間が減り、報告書の作成時間を大きく短縮できます。
なお、Excelの作業をChatGPTで効率化する方法もあわせて知っておくと、使う場面に合わせてツールを選ぶことができます。詳しくはChatGPTでExcelを使う方法も参考にしてください。
CopilotでExcel・Wordを使う活用例
例えば、月次の売上報告書を作る場合、次のような流れになります。
| 手順 | 内容 |
|---|---|
| 数式の作成 | プロンプト①で月ごとの売上合計を計算する数式を作る |
| 傾向の分析 | プロンプト②で売上の変化と好調な商品の特徴を把握する |
| 下書きの作成 | プロンプト③で報告書の下書きを作る |
| 文章の整理 | プロンプト④で長い説明文を要約して読みやすくする |
| 仕上げ | プロンプト⑤でExcelのデータをもとに報告書の文章をまとめる |
この流れなら、集計と文章作成を別々に進めるよりも短い時間で報告書が完成します。Copilotに頼る部分と自分で確認する部分を分けて進めるのがコツです。
CopilotでExcel・Wordを使うときの注意点
1. 数式や文章の結果は必ず自分で確認する
Copilotが作った数式や文章は、間違いが含まれていることがあります。特に数式は、セル番地の指定がずれていると、計算結果が大きく変わってしまいます。
重要な数字や結論は、必ず元の表や文章と照合して確認しましょう。社外に提出する資料に使う内容は、必ず自分の目で裏取りをしてください。
2. 社外秘や個人情報を扱う前に社内ルールを確認する
Copilotに入力した内容は、Microsoftのサービス上で処理されます。社外秘のデータや個人情報を含むファイルをCopilotに読み込ませてよいかどうかは、会社の利用ルールを確認してからにしましょう。判断に迷う場合は、機密情報を含まないファイルから試すのが安全です。
3. 料金や利用できる機能はプランやライセンスにより異なる
Microsoft 365 Copilotの料金や利用できる機能は、プランやライセンスにより異なります。ExcelやWordで使える機能の範囲も、契約内容によって変わることがあります。最新の料金や機能については、Microsoftの公式ページで確認してください。
4. Copilotの提案をそのまま信じ込まない
Copilotはあくまで作業の補助です。提案された数式、分析結果、文章の内容が正しいかどうかは、最終的に使う人が判断する必要があります。特に、数字の根拠や文章の意味が変わっていないかは、自分で確かめる習慣をつけましょう。
まとめ
Copilotを使えば、Excelの数式作成やデータ分析、Wordの下書きや要約といった作業を、言葉で指示を出すだけで進めることができます。
今回紹介した手順は次のとおりです。
- Copilotが使える環境を用意する
- Excelで数式や集計を頼む
- Excelでデータの傾向をつかむ
- Wordで文章の下書きや要約を作る
- ExcelとWordをつなげて仕上げる
まずは、普段使っているExcelの表を1つ開いて、プロンプト①で数式を作ってもらうところから試してみましょう。数式を調べる時間が減るだけでも、作業はぐっと楽になるはずです。
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