ChatGPTでExcel作業を効率化する方法｜関数・データ整理に使えるプロンプト付き

Excelで作業していると、「複雑な関数がわからない」「大量のデータを整理するのに時間がかかる」「エラーの原因がわからない」と困ることはありませんか？

こうした作業を効率化する方法の一つが、生成AIのChatGPTを活用することです。

ChatGPTにやりたいことやデータの構造を伝えると、Excel関数の作成、データ整理の方法の提案、エラーの原因調査などをサポートしてもらえます。

この記事では、ChatGPTをExcel作業に活用する具体的な方法と、コピーして使えるプロンプトを紹介します。Excel初心者の方も、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTでExcel作業を効率化できること

ChatGPTは、Excelの操作そのものをすべて自動で行うツールというより、関数や操作方法を考えたり、データを整理したりする作業を支援するアシスタントです。

例えば、次のような用途に活用できます。

• Excel関数を作成する
• 複雑な関数の意味を理解する
• エラーの原因と修正方法を調べる
• データの集計方法を考える
• 表記ゆれや重複データの整理方法を考える
• CSVデータを扱う手順を確認する
• Excel作業を自動化するためのVBAコードを作成する

重要なのは、ChatGPTに「Excelを効率化したい」とだけ伝えるのではなく、何をしたいのか、データがどのように並んでいるのかを具体的に伝えることです。

1. ChatGPTでExcel関数を作成する

Excelで困りやすい作業の一つが、関数の作成です。

基本的な関数は使えても、複数の条件を組み合わせたり、別のシートを参照したりすると、数式が複雑になることがあります。

ChatGPTに条件を伝えれば、関数の候補と使い方を教えてもらえます。

具体例：条件に合うデータを判定する

例えば、A列に社員名、B列に売上金額が入力されていて、売上が10万円以上なら「達成」、それ未満なら「未達」と表示したいとします。

C2セルに次の関数を入力します。

=IF(B2>=100000,"達成","未達")

この関数は、B2の値が100,000以上なら「達成」、そうでなければ「未達」と表示します。

ChatGPTに依頼するプロンプト

Excelで、B列に売上金額が入力されています。

C列に、売上が100,000以上なら「達成」、100,000未満なら「未達」と表示したいです。

使用するExcel関数を作成し、数式の意味と入力するセルを初心者向けに説明してください。

このように、条件と希望する結果を具体的に伝えると、必要な関数を考えやすくなります。

関数がわからないときのコツ

次の情報を伝えると、より適切な数式を提案してもらいやすくなります。

• データが入力されている列やセル
• 判定に使いたい条件
• 表示したい結果
• 使用しているExcelのバージョン
• エラーが出ている場合は、その数式とエラーメッセージ

作成された数式は、実際のデータで正しく動くか確認してから使用しましょう。

2. 複数条件を使った関数を作成する

実務では、一つの条件だけでなく、複数の条件を組み合わせて判定したい場合もあります。

例えば、売上が10万円以上で、かつ対応状況が「完了」なら「集計対象」と表示したいケースです。

A列に売上、B列に対応状況がある場合、次のような関数が考えられます。

=IF(AND(A2>=100000,B2="完了"),"集計対象","対象外")

この関数では、売上が10万円以上で、B列が「完了」の両方を満たす場合に「集計対象」と表示します。

ChatGPTに依頼するプロンプト

Excelで複数条件を判定する関数を作成してください。

• A列には売上金額が入っています。
• B列には対応状況が入っています。
• 売上が100,000以上で、対応状況が「完了」の場合は「集計対象」と表示します。
• それ以外は「対象外」と表示します。

数式と、それぞれの条件がどのように判定されるのかを説明してください。

複雑な条件を扱う場合は、条件ごとの意味を確認しながら使うことが大切です。

3. Excelのエラーを解決する

Excelでは、関数を入力しても期待した結果にならなかったり、エラーメッセージが表示されたりすることがあります。

ChatGPTに数式とエラーの内容を伝えると、考えられる原因や修正方法を整理してもらえます。

例えば、次のようなエラーです。

• #N/A：検索した値が見つからない場合などに表示される
• #VALUE!：関数に渡した値や引数の型などが適切でない場合に表示される
• #REF!：無効なセル参照がある場合に表示される
• #DIV/0!：ゼロで割ろうとした場合などに表示される

ChatGPTに依頼するプロンプト

Excelで次の数式を入力したところ、エラーが発生しました。

数式：ここに数式を貼り付ける

エラー：ここにエラーメッセージを記載する

この数式の目的は、ここに目的を記載することです。

考えられる原因を複数挙げ、それぞれの確認方法と修正案を説明してください。情報が不足している場合は、推測で断定せず、追加で必要な情報を教えてください。

エラーの原因を一つに決めつけず、候補を順番に確認する使い方がおすすめです。

4. データの整理方法を考える

Excelで大量のデータを扱うと、重複したデータや表記の違いが問題になることがあります。

例えば、顧客名の表記が統一されていない、日付の形式が異なる、空白のセルが含まれている、といったケースです。

ChatGPTにデータの例と整理したい条件を伝えると、関数や標準機能を使った整理方法を提案してもらえます。

具体的な活用例

• 重複データを確認する
• 氏名や会社名の表記を統一する
• 日付の形式をそろえる
• 空白セルの扱いを決める
• データを条件ごとに分類する
• 集計しやすい表に整える

ChatGPTに依頼するプロンプト

Excelの顧客データを整理したいです。

現在のデータには、会社名の表記ゆれ、重複データ、空白セルが含まれています。

元データを不用意に上書きせずに整理する手順を提案してください。

Excelの標準機能や関数を使う方法を優先し、初心者でも実行できるように、操作手順と注意点を説明してください。

データを整理するときは、元データのバックアップを作成しておくと安心です。

5. Excelの集計や分析をサポートしてもらう

売上データやアンケート結果などを扱う場合、データを集計し、傾向を把握する必要があります。

ChatGPTは、集計の方法を考えたり、結果を説明する文章を作成したりする作業にも活用できます。

例えば、次のような依頼が考えられます。

• 月別の売上を集計したい
• 商品ごとの売上を比較したい
• 部門ごとの実績を確認したい
• アンケート結果を分類したい
• 集計結果から考えられる傾向を整理したい

ChatGPTに依頼するプロンプト

Excelに月別・商品別の売上データがあります。

商品ごとの売上を比較し、月ごとの変化も確認したいです。

適したExcelの機能や関数を提案してください。ピボットテーブルが適している場合は、作成手順も説明してください。

なお、実際のデータを確認できない段階では、結果を推測せず、必要な列やデータ形式を教えてください。

集計結果を共有する場合は、合計値や対象期間が正しいか確認しましょう。AIが作成した説明文も、実際のデータと一致している必要があります。

6. VBAコードを作成して作業を自動化する

同じExcel作業を何度も繰り返している場合は、VBAによる自動化も選択肢になります。

VBAは、ExcelなどのMicrosoft Officeアプリケーションで処理を自動化するために使われるプログラミング言語です。

例えば、次のような処理を自動化できる場合があります。

• 複数のシートからデータを集める
• 表の書式を統一する
• 条件に合うデータを抽出する
• 定型的なレポートを作成する
• 決まった手順でファイルを整理する

ChatGPTに依頼するプロンプト

ExcelのVBAマクロを作成してください。

目的：複数のワークシートにあるデータを、1つの集計用シートにまとめたいです。

条件：

• 元データのシート名は「データ」です。
• 1行目は見出しです。
• データの最終行まで処理してください。
• 元データは変更しないでください。

必要な情報が不足している場合は、コードを作成する前に質問してください。

作成したコードについて、実行方法と注意点も説明してください。

VBAは便利ですが、誤ったコードを実行するとデータが変更・削除される可能性があります。必ずコピーしたファイルでテストし、コードの処理内容を理解してから使用しましょう。

また、マクロの実行可否は、Excelの環境や会社のセキュリティ設定によって異なります。

7. ChatGPTにExcelファイルを読み込ませる

利用できるプランや環境では、ExcelファイルなどをChatGPTにアップロードして、データの分析や整理を支援してもらう方法もあります。

例えば、ファイルの構造を説明したうえで、次のような依頼ができます。

• 各シートに含まれるデータの概要を整理する
• 集計すべき項目を提案する
• データの欠損や異常値の確認を補助する
• 集計結果を説明する文章を作成する
• データから考えられる追加分析を提案する

ただし、ファイルのアップロードや分析機能には利用条件や制限があります。ファイル形式、データ量、利用プランなどを確認してください。

また、業務ファイルには顧客情報や社内情報が含まれることがあります。会社の許可なく機密情報をアップロードせず、必要に応じて匿名化したサンプルデータを利用しましょう。

複数のAIツールを使い分けたい方へ

Excel作業だけでなく、文章作成や情報整理など、さまざまな業務にAIを活用したい場合は、複数のAIモデルをまとめて利用できるサービスも選択肢になります。

Doraverseのような統合型AIプラットフォームも、利用できる機能や料金を確認したうえで、自分の仕事に合うか検討してみましょう。

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ChatGPTをExcelで使うときの注意点

ChatGPTはExcel作業を効率化する手段になりますが、出力された数式やコードが常に正しいとは限りません。

利用するときは、次の点を意識しましょう。

数式の結果を確認する

数式がエラーなく動いても、意図した条件で計算されているとは限りません。通常のケースだけでなく、空白セルや境界値などでも結果を確認してください。

元データを保護する

データの整理やVBAの実行前には、元ファイルをコピーしておきましょう。特に大量のデータを処理するときは、バックアップが重要です。

機密情報を入力しない

顧客情報、個人情報、社内の売上などを扱う場合は、会社のAI利用ルールを確認してください。必要に応じて、実際の情報を含まないサンプルデータで質問しましょう。

会社の環境に合う方法を選ぶ

Excelのバージョンによっては利用できない関数があります。また、会社のセキュリティ設定によってマクロなどが制限される場合もあります。利用環境をChatGPTに伝えると、適した方法を考えやすくなります。

まとめ｜ChatGPTでExcel作業を効率化しよう

ChatGPTは、Excel関数の作成、エラー解決、データ整理、集計方法の検討、VBAコードの作成など、さまざまな作業をサポートできます。

特に、関数や操作方法がわからないときは、やりたいことを具体的に伝えるだけでも、解決の手がかりを得られることがあります。

まずは、普段の仕事で時間がかかっているExcel作業を一つ選び、ChatGPTに相談してみましょう。

ただし、生成された数式やコードは必ずテストし、業務データの取り扱いにも注意してください。

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