ChatGPTで会議の議事録からタスク管理表を作る方法｜ToDo整理のプロンプト5選

会議が終わったあと、「誰が何を担当するのか分からなくなった」「決定事項は整理できたけれど、次に何をすればよいか曖昧」と感じたことはありませんか？

ChatGPTを使えば、議事録からタスクを抽出し、担当者や期限、優先順位を整理したタスク管理表を作成できます。

この記事では、ChatGPTを使って会議後のToDoを整理する方法と、仕事ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTでタスク管理を効率化するメリット

1. やるべきことを一覧にできる

会議のメモには、決定事項、質問、アイデア、次回までの宿題などが混在しがちです。

ChatGPTに整理を依頼すれば、実行する必要があるタスクを一覧にまとめられます。

2. 担当者と期限を整理できる

タスクを実行する人や期限が明確になると、作業の抜け漏れを防ぎやすくなります。

ただし、議事録に記載されていない担当者や期限をChatGPTが推測することもあるため、未確定の項目は確認が必要です。

3. Excelなどで管理しやすくなる

ChatGPTに表形式で出力してもらえば、結果をExcelやスプレッドシートに転記して管理できます。

ChatGPTでタスク管理表を作る5つの手順

STEP1：会議の議事録を準備する

まずは、会議のメモや議事録を用意します。

例えば、次のような内容です。

• 新サービスの公開は来月を目標にする
• 田中さんが紹介ページの文章を作成する
• 佐藤さんが競合サービスの価格を調査する
• 紹介ページの文章は来週金曜日までに確認する
• 広告予算は次回の会議で決定する

これは説明用の架空の例です。実際の業務では、会議で記録した内容を使用してください。

機密情報や個人情報を入力する場合は、会社のルールと利用サービスのデータ取り扱い条件を確認しましょう。

STEP2：タスクを抽出する

議事録から、具体的に実行する必要がある作業を抽出します。

プロンプト①：タスクを抽出する

あなたはプロジェクト管理を支援するアシスタントです。

以下の議事録から、実行する必要があるタスクを抽出してください。

議事録：
[ここに議事録を貼り付ける]

次の項目を表形式で整理してください。

• タスク名
• 担当者
• 期限
• 優先順位
• 関連する決定事項

議事録に記載されていない情報は推測せず、「未確認」と記載してください。単なるアイデアや決定事項と、実行が必要なタスクを区別してください。

最初にタスクを洗い出すことで、会議後に何をすべきか把握しやすくなります。

STEP3：優先順位を決める

タスクが複数ある場合は、すべてを同じ優先度で管理するのではなく、重要性や期限を考慮して整理します。

プロンプト②：優先順位を整理する

次のタスク一覧について、優先順位を整理してください。

タスク一覧：
[STEP2で作成したタスク一覧]

以下の基準で分類してください。

• 高：期限が近い、または他の作業に大きく影響する
• 中：重要だが、直ちに着手する必要はない
• 低：緊急性が比較的低い

優先順位の理由も説明してください。判断に必要な情報が不足している場合は、その点も明記してください。

優先順位は、ChatGPTの提案をそのまま採用するのではなく、実際の業務の状況に合わせて調整しましょう。

STEP4：タスク管理表を作成する

タスクが整理できたら、日々の業務で使える管理表に変換します。

プロンプト③：タスク管理表を作る

次のタスク一覧を、日々の業務で使えるタスク管理表に変換してください。

タスク一覧：
[整理済みのタスク一覧]

表には以下の列を含めてください。

• タスクID
• タスク名
• 担当者
• 期限
• 優先順位
• ステータス
• 次のアクション

ステータスは「未着手」「進行中」「完了」「要確認」の4種類にしてください。情報が不明な項目は推測せず、「未確認」と記載してください。Excelに転記しやすい表形式で出力してください。

作成した表は、ExcelやGoogleスプレッドシートに転記して管理できます。

Excelでの表の整理や関数の活用も学びたい場合は、ChatGPTでExcel作業を効率化する方法も参考になります。

STEP5：抜け漏れを確認する

最後に、タスクの不足や期限の矛盾、担当者が決まっていない作業がないかを確認します。

プロンプト④：タスク管理表をチェックする

次のタスク管理表をレビューしてください。

[タスク管理表を貼り付ける]

以下の観点から問題点を指摘してください。

• 担当者が未確認のタスク
• 期限が未確認のタスク
• 内容が曖昧なタスク
• 他のタスクとの依存関係
• 作業の抜け漏れの可能性

問題がある項目と、その理由、確認すべき事項を表形式で出力してください。議事録に根拠がない内容は、事実として追加しないでください。

プロンプト⑤：次回会議の確認事項を作る

以下のタスク管理表をもとに、次回の会議で確認すべき事項を整理してください。

[タスク管理表を貼り付ける]

未完了のタスク、期限が近いタスク、担当者や期限が未確認のタスクを優先して整理してください。

各項目について、「確認する内容」「確認する理由」「会議での質問例」を作成してください。

これにより、会議後のタスク整理だけでなく、次回の会議準備にも活用できます。

ChatGPTを使ったタスク管理の注意点

担当者や期限を必ず確認する

ChatGPTは、記載されていない担当者や期限を推測してしまう場合があります。タスク管理表を作成したあとは、元の議事録と照合しましょう。

タスクを具体的な行動にする

「資料を改善する」だけでは、何をすればよいか分かりにくい場合があります。

「資料の誤字を確認する」「グラフの数値を更新する」のように、完了条件が分かる表現にすると管理しやすくなります。

タスク管理ツールとの使い分けを考える

ChatGPTはタスクの抽出や整理に向いていますが、期限通知や進捗の自動更新などは、利用する管理ツールの機能によって異なります。

継続的にチームで管理する場合は、Excel、Googleスプレッドシート、プロジェクト管理ツールなどと組み合わせる方法がおすすめです。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、会議の議事録からタスクを抽出し、優先順位や担当者、期限を整理した管理表を作成できます。

実際に使うときは、次の流れで進めてみましょう。

1. 議事録を準備する
2. 実行するタスクを抽出する
3. 優先順位を決める
4. タスク管理表にまとめる
5. 抜け漏れや未確認事項をチェックする

まずは、普段の会議メモを使ってタスクを抽出するところから試してみてください。

会議内容そのものを読みやすく整理したい方は、ChatGPTで議事録を作る方法もあわせてご覧ください。