ChatGPTで業務マニュアルを作る方法｜手順書・チェックリスト作成のプロンプト5選

新しい仕事を覚えるときや、他の人に業務を引き継ぐとき、「作業手順を分かりやすく説明できない」「マニュアルを作る時間がない」と悩んだことはありませんか？

ChatGPTを活用すれば、普段行っている業務の流れを整理し、手順書やチェックリストのたたき台を作成できます。

この記事では、ChatGPTを使って業務マニュアルを作る方法と、実務ですぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTで業務マニュアルを作るメリット

1. 作業手順を文章に整理できる

普段は当たり前のように行っている作業でも、他の人に説明しようとすると、手順をうまく言葉にできないことがあります。

ChatGPTに作業内容を伝えると、工程ごとに分けて整理できます。

2. 初心者にも分かりやすい表現にできる

専門用語や社内独自の表現が多いマニュアルは、初めて業務を担当する人には理解しにくい場合があります。

ChatGPTに対象者を指定すれば、専門用語の説明を追加したり、簡単な表現に書き換えたりできます。

3. チェックリストも作成できる

文章だけのマニュアルでは、作業の抜け漏れを防ぎにくい場合があります。

ChatGPTを使えば、作業ごとの確認項目や完了条件をチェックリストとして整理できます。

ChatGPTで業務マニュアルを作る5つの手順

STEP1：マニュアルにする業務を整理する

最初に、どの業務についてマニュアルを作るのかを決めます。

例えば、次のような情報を整理します。

• 業務名： 毎月の売上データ集計
• 対象者： 初めて担当する社員
• 目的： 売上データを集計し、月次報告用の資料を作成する
• 使用ツール： Excel
• 作業頻度： 毎月1回
• 注意点： 集計前にデータの重複や入力漏れを確認する

最初から完璧な説明を用意する必要はありません。普段の作業を思い出しながら、分かる範囲で書き出してみましょう。

STEP2：作業の流れを整理する

業務の概要を整理したら、実際の作業を順番に並べます。

プロンプト①：業務の流れを整理する

あなたは業務改善とマニュアル作成を支援するアシスタントです。

以下の業務内容をもとに、作業の流れを整理してください。

業務名：[業務名]

業務の概要：[業務の説明]

現在の作業手順：[普段行っている作業]

次の項目を整理してください。

1. 業務の目的
2. 作業開始前の準備
3. 作業の順番
4. 各工程で行うこと
5. 作業完了の条件

情報が不足している場合は、推測で補わず、確認が必要な項目を質問してください。

この段階では、細かい文章表現よりも、作業の順番や全体像が正しいかを確認することが大切です。

STEP3：初心者向けの手順書を作る

作業の流れが整理できたら、初めて担当する人でも理解できる文章にします。

プロンプト②：業務マニュアルを作成する

以下の業務内容をもとに、初心者向けの業務マニュアルを作成してください。

業務内容：[STEP2で整理した内容]

対象者：[マニュアルを読む人]

使用するツール：[Excel、社内システムなど]

条件：

• 作業を時系列順に説明する
• 各工程に番号を付ける
• 専門用語には簡単な説明を付ける
• 操作内容を具体的に記載する
• 判断が必要な箇所は、その条件を明記する
• 不明な情報は推測せず「要確認」とする

最後に、作業全体の流れを簡潔にまとめてください。

出力された文章を確認し、実際の業務と異なる部分や説明が不足している部分を修正します。

STEP4：チェックリストを作成する

マニュアルに沿って作業できても、確認を忘れてしまうことがあります。

そこで、作業の完了時に確認するチェックリストを作成します。

プロンプト③：チェックリストを作成する

次の業務マニュアルをもとに、作業の抜け漏れを防ぐチェックリストを作成してください。

業務マニュアル：[作成したマニュアル]

次の項目を含めてください。

• 作業前の確認事項
• 作業中の確認事項
• 作業完了後の確認事項
• ミスが発生しやすいポイント

各項目は、実行したかどうかを判断できる具体的な表現にしてください。

最後に、作業完了を判断するための条件を整理してください。

例えば、売上データの集計なら「対象月が正しいか」「重複データがないか」「合計値が元データと一致しているか」といった項目を作れます。

STEP5：第三者の視点でマニュアルを確認する

最後に、作成したマニュアルを初めて読む人の視点でチェックします。

プロンプト④：マニュアルの分かりやすさを確認する

以下の業務マニュアルを、初めて業務を担当する人の視点でレビューしてください。

マニュアル：[作成したマニュアル]

次の観点から問題点を指摘してください。

1. 作業の順番が分かりやすいか
2. 説明が不足している工程はないか
3. 専門用語が多すぎないか
4. 判断基準が曖昧な箇所はないか
5. 作業完了の条件が明確か

問題がある箇所、理由、修正案を表形式で整理してください。

プロンプト⑤：マニュアルを引き継ぎ用に整える

マニュアルは、作成して終わりではありません。担当者が変わっても同じ手順で作業できるように、必要な情報をまとめておきましょう。

以下の業務マニュアルを、担当者への引き継ぎに使える形式に整理してください。

マニュアル：[作成したマニュアル]

次の項目を含めてください。

• 業務の目的
• 業務の実施タイミング
• 使用するツールやファイル
• 作業手順
• 注意事項
• よくあるトラブルと対応方法
• 問い合わせ先や確認が必要な事項

情報が記載されていない項目は、勝手に補完せず「要確認」としてください。

初めて担当する人が、マニュアルを見ながら作業できる構成にしてください。

ChatGPTで作った業務マニュアルの活用例

例えば、毎月行う売上データの集計業務なら、次のような構成のマニュアルを作成できます。

項目	内容
業務の目的	月次売上を集計する
準備	元データと集計用ファイルを用意する
STEP1	対象月のデータを確認する
STEP2	空白や重複データを確認する
STEP3	商品別・担当者別に集計する
STEP4	集計結果を確認する
STEP5	報告用ファイルを保存する

このように作業を分解すると、担当者が変わった場合でも、何をすればよいか把握しやすくなります。

また、作業の進捗や担当者まで管理したい場合は、ChatGPTで会議の議事録からタスク管理表を作る方法のように、タスク管理表と組み合わせる方法もあります。

業務マニュアルを作るときの注意点

1. 実際の業務と一致しているか確認する

ChatGPTは、一般的な業務の流れを参考に文章を作成することがあります。しかし、実際の会社独自のルールや例外処理までは把握していません。

作成した手順が実際の業務と一致しているか、必ず担当者が確認してください。

2. 画面操作はスクリーンショットを活用する

システムの操作方法を説明する場合は、文章だけでは伝わりにくいことがあります。

実際の画面のスクリーンショットに番号や矢印を付けて説明すると、より分かりやすいマニュアルになります。

ただし、画面に個人情報や機密情報が含まれる場合は、適切にマスキングしてください。

3. マニュアルを定期的に更新する

業務の手順や使用するシステムが変わった場合、古いマニュアルを使い続けるとミスにつながります。

更新日やバージョンを記録し、変更があったときに見直せるようにしましょう。

4. 社内情報の取り扱いに注意する

業務マニュアルには、社内システムの情報、顧客情報、業務上の機密情報が含まれる場合があります。

ChatGPTに入力する前に、会社の利用ルールとサービスのデータ取り扱い条件を確認してください。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、普段の業務内容を整理し、初心者にも分かりやすいマニュアルやチェックリストを作成できます。

今回紹介した手順は次のとおりです。

1. マニュアルにする業務を整理する
2. 作業の流れを整理する
3. 初心者向けの手順書を作る
4. チェックリストを作成する
5. 第三者の視点で内容を確認する

まずは、毎日または毎月繰り返している業務を一つ選び、ChatGPTに手順を整理してもらうところから始めてみましょう。

ChatGPTを仕事全体で活用する方法を知りたい方は、ChatGPTを仕事で使う方法｜初心者でも今日からできる10の活用法もあわせてご覧ください。