ChatGPTでメール対応を効率化する方法｜受信メールの要約・返信案・優先順位付けのプロンプト5選
kaita0316
仕事でメールを確認していると、長い文章を読むだけで時間がかかったり、返信が必要なメールを見落としそうになったりすることはありませんか？
ChatGPTを使えば、受信メールの要約、対応事項の抽出、返信案の作成、優先順位の整理などを効率化できます。
この記事では、ChatGPTを使ってメール対応を効率化する方法と、すぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。
なお、この記事ではメール本文の整理や対応判断に重点を置きます。メールそのものの書き方を知りたい方は、ChatGPTでビジネスメールを作成する方法も参考にしてください。
ChatGPTでメール対応を効率化するメリット
1. 長いメールの要点を短時間で把握できる
取引先からの長文メールや、複数の議題が含まれる連絡は、重要な情報を見つけるのに時間がかかります。
ChatGPTに要約を依頼すると、主な内容や確認事項を整理できます。
2. 対応が必要な項目を抽出できる
メールの中には、質問への回答、資料の提出、日程調整など、複数の対応事項が含まれる場合があります。
ChatGPTを使えば、メール本文から必要な作業を抽出し、ToDoリストとして整理できます。
3. 返信の方向性を考えやすくなる
返信内容に迷ったときは、相手の要望や確認事項を整理してから、返信の方向性を提案してもらえます。
ただし、実際の返信を送信する前には、事実関係や約束する内容が正しいかを確認する必要があります。
ChatGPTでメール対応を効率化するプロンプト5選
プロンプト①：長いメールを要約する
まずは、受信したメールの内容を短く整理します。
使用例： 取引先から届いた長文の連絡を、短時間で把握したいとき。
以下のメールを、仕事で対応しやすいように要約してください。
メール本文：
[メール本文を貼り付ける]次の項目に分けて整理してください。
- メールの主な内容
- 相手が伝えたいこと
- こちらに求められている対応
- 期限や日程
- 追加で確認すべき事項
メールに書かれていない情報は推測せず、不明な項目は「記載なし」としてください。
要約された内容を確認すれば、メール全体を何度も読み返す手間を減らせます。
プロンプト②：返信が必要な項目を抽出する
メールを読んでも、何に回答すればよいのか分かりにくい場合があります。
そのようなときは、返信が必要な質問や確認事項を抽出します。
以下のメールについて、返信や対応が必要な項目を抽出してください。
メール本文：
[メール本文を貼り付ける]次の項目を表形式で整理してください。
- 相手からの質問・依頼
- 必要な対応
- 回答に必要な情報
- 期限
- 未確認事項
メールに明記されていない期限や条件は推測しないでください。
複数の依頼が含まれるメールでも、対応漏れを防ぎやすくなります。
プロンプト③：返信案を作成する
メールの内容を理解したら、返信案を作成します。
使用例： 日程調整の連絡に対して、確認事項を整理してから返信したいとき。
以下のメールに対する返信案を作成してください。
受信メール：
[メール本文を貼り付ける]こちらの回答・希望：
[回答内容や希望する条件]条件：
- 丁寧で自然なビジネス日本語にする
- 相手からの質問に漏れなく回答する
- 未確定の情報は勝手に決めない
- 必要に応じて、確認事項を分けて示す
最初に返信案を提示し、その後に確認が必要な点を列挙してください。
返信案を作成した後は、日付、金額、納期、約束する内容などに誤りがないか確認しましょう。
プロンプト④：複数のメールを優先順位付けする
メールが大量に届くと、どのメールから対応するべきか判断しにくくなります。
複数のメールを整理する場合は、次のプロンプトを活用できます。
以下のメール一覧について、対応の優先順位を整理してください。
メール一覧：
[メールの件名と本文、または要約]次の項目を表形式で出力してください。
- メールの件名
- 主な内容
- 必要な対応
- 期限
- 優先順位
- 優先順位を付けた理由
優先順位は「高・中・低」に分類してください。明確な期限、業務への影響、相手からの依頼内容を考慮し、情報が不足している場合は「要確認」としてください。
ChatGPTの判断はあくまで参考です。実際の緊急度や社内ルールに合わせて、最終的な優先順位を決めましょう。
プロンプト⑤：メールからタスク管理表を作る
メールで依頼された作業を忘れないように、タスク管理表へ変換する方法です。
以下のメールから、実行する必要があるタスクを抽出してください。
メール本文：
[メール本文を貼り付ける]次の項目を含むタスク管理表を作成してください。
- タスク名
- 担当者
- 期限
- 優先順位
- ステータス
- 次のアクション
担当者や期限が明記されていない場合は「未確認」としてください。タスクは具体的な行動が分かる表現にしてください。
抽出したタスクは、Excelやタスク管理ツールに転記しておくと、その後の進捗管理にも活用できます。
会議で決まった作業もまとめて管理したい場合は、ChatGPTで会議の議事録からタスク管理表を作る方法も参考になります。
ChatGPTを使ったメール対応の実践例
例えば、取引先から次のようなメールが届いたとします。
「先日ご相談した資料について、来週の打ち合わせまでに最新版をご共有いただけますでしょうか。また、掲載する数値についても、前回の内容から変更がないかご確認をお願いいたします。」
このメールからChatGPTに抽出してもらう対応事項は、次の2つです。
| 対応事項 | 確認する内容 |
|---|---|
| 資料の共有 | 最新版を用意し、打ち合わせまでに共有する |
| 数値の確認 | 前回の資料と比較し、変更の有無を確認する |
さらに、タスク管理表に登録すれば、メールを閉じた後でも対応事項を確認できます。
ただし、具体的な期限や共有方法がメールに書かれていない場合は、元のメールや関係者との合意を確認してください。
ChatGPTでメール対応するときの注意点
1. 個人情報や機密情報を入力しない
業務メールには、顧客情報、社内情報、契約内容などが含まれることがあります。
ChatGPTに入力する前に、会社の利用ルールとサービスのデータ取り扱い条件を確認してください。必要に応じて、氏名や会社名などを匿名化して利用しましょう。
2. 要約の正確性を確認する
要約では、否定表現、条件、例外、期限などが抜け落ちる可能性があります。
特に契約、金額、納期、障害対応などの重要なメールは、必ず原文を確認しましょう。
3. 返信案をそのまま送信しない
ChatGPTが作成した文章に、事実と異なる説明や、意図しない約束が含まれる場合があります。
送信前に、相手の質問への回答、日付、金額、添付ファイル、表現の適切さを確認してください。
4. 自動送信には慎重になる
ChatGPTに文章を作成させることと、メールを自動送信することは別です。
メールの自動送信や外部ツールとの連携を行う場合は、誤送信を防ぐ仕組みを整え、必要に応じて人が承認してから送信する運用にしましょう。
まとめ
ChatGPTを使うと、受信メールの要約から対応事項の抽出、返信案の作成、優先順位付け、タスク管理表の作成まで効率化できます。
まずは、次の流れで試してみましょう。
- メールの内容を要約する
- 返信や対応が必要な項目を抽出する
- 返信案を作成する
- 優先順位を整理する
- 必要な作業をタスク管理表に登録する
すべての作業を自動化しようとするのではなく、時間がかかっている作業から少しずつChatGPTに任せることがポイントです。
メールの文章そのものを作成する方法を知りたい方は、ChatGPTでビジネスメールを作成する方法もあわせてご覧ください。
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