ChatGPTでExcel作業を自動化する方法｜繰り返し業務に使えるプロンプト5選

毎週同じ形式のデータを整理したり、複数の表をまとめたりする作業に時間がかかっていませんか？

ChatGPTを活用すると、Excelの作業手順を整理したり、関数やVBAのコードを作成したりして、繰り返し業務を効率化できます。

この記事では、ChatGPTを使ってExcel作業を自動化する方法と、実務で使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTでExcel作業を自動化するメリット

1. 繰り返し作業の手順を整理できる

毎回同じ操作をしている業務は、自動化できる可能性があります。

例えば、次のような作業です。

• 不要な空白や重複データを削除する
• 日付や文字列の形式を統一する
• 複数の表を1つにまとめる
• 条件に合うデータを抽出する
• 毎月の集計表を作成する

まずは作業内容をChatGPTに説明し、自動化できる方法を検討してみましょう。

2. Excel関数やVBAのコードを作成できる

ChatGPTは、Excel関数やVBAのコードを作成する支援にも使えます。

簡単な集計なら関数、Excel内の複数の操作をまとめて実行したい場合はVBAなど、作業に応じて使い分けることが大切です。

3. エラーの原因を調べやすくなる

数式が正しく動かない場合は、数式、期待する結果、実際の結果をChatGPTに伝えることで、原因や修正方法の候補を整理できます。

ただし、提案された数式やコードは、実際のデータでテストしてから利用してください。

ChatGPTでExcel作業を自動化するプロンプト5選

プロンプト①：自動化できる作業を見つける

最初に、普段のExcel作業の中から自動化できそうな部分を探します。

あなたはExcel業務の効率化を支援するアシスタントです。

現在の作業内容：
[作業の手順を記載]

使用環境：
[ExcelのバージョンやWindows・Macなど]

この作業を効率化する方法を提案してください。

次の項目を整理してください。

1. 手作業で時間がかかっている部分
2. Excel関数で対応できる部分
3. VBAなどで自動化できる部分
4. それぞれのメリットと注意点
5. 初心者が実行しやすい方法

情報が不足している場合は、必要な確認事項を質問してください。

この段階では、いきなりコードを作るよりも、作業全体を整理することが重要です。

プロンプト②：データの整形を効率化する

データを集計する前には、空白、重複、日付形式の違いなどを整理する必要がある場合があります。

次のExcelデータを整理する方法を提案してください。

データの構造：
[列名とデータ例を記載]

整理したい内容：
[空白の削除、重複確認、日付形式の統一など]

次の形式で回答してください。

• 作業手順
• 使用する関数または機能
• 必要に応じた数式
• 実行前に確認すべき点
• 整理後の確認方法

元データを誤って上書きしないよう、安全な進め方を説明してください。

実際のデータを使う場合は、元ファイルを複製してから作業すると安心です。

データ分析まで進めたい場合は、ChatGPTでデータ分析する方法も参考になります。

プロンプト③：Excel関数を使って作業を効率化する

毎回手作業で計算している場合は、関数を利用できないか検討しましょう。

次のExcel作業を関数で効率化したいです。

やりたいこと：
[実現したい処理]

データの列構成：
[列名とサンプルデータ]

使用しているExcelのバージョン：
[バージョン]

次の内容を説明してください。

1. 適切な関数
2. セルに入力する具体的な数式
3. 数式の各部分の意味
4. 入力例と期待される結果
5. エラーが発生した場合の確認方法

数式を作成してもらう際は、列名やセルの位置、期待する結果を具体的に伝えると、実際の作業に合わせやすくなります。

プロンプト④：VBAで繰り返し作業を自動化する

Excel内で同じ操作を繰り返している場合は、VBAによるマクロ化が選択肢になります。

次のExcel作業をVBAで自動化するコードを作成してください。

自動化したい作業：
[手順を具体的に記載]

対象のシート名：
[シート名]

データの範囲：
[例：A列からF列、2行目以降]

条件：

• コード全体を提示する
• コードの各処理を日本語で説明する
• 実行前にバックアップを作成する方法を示す
• 対象データがない場合などの例外処理を考慮する
• 実行方法と動作確認方法を説明する

元データを意図せず削除・上書きしないようにしてください。

VBAを実行する前には、必ずコピーしたファイルで動作を確認しましょう。マクロの実行には、Excelの設定やファイル形式などの条件も関係します。

プロンプト⑤：作成した数式やコードを検証する

自動化で重要なのは、コードを作ることだけでなく、正しく動作するかを確認することです。

次のExcel数式またはVBAコードをレビューしてください。

コード：
[数式またはコード]

期待する動作：
[本来実現したい処理]

現在の問題：
[エラーや想定と異なる結果]

次の観点から確認してください。

• 構文上の問題
• 想定外のデータへの対応
• データの上書きや削除のリスク
• 処理結果が正しいか確認する方法

問題がある場合は、修正版のコード全体と、変更点の説明を提示してください。実際に実行していない場合は、そのことを明記してください。

実行結果を確認し、想定どおりに動くことを確かめてから、実際の業務に導入しましょう。

Excel作業を自動化する際の進め方

初めて自動化に取り組む場合は、次の順番がおすすめです。

1. 作業を言語化する： 現在の操作を一つずつ書き出す
2. 簡単な方法から試す： Excel標準機能や関数で対応できるか確認する
3. 必要ならコードを使う： 関数で難しい作業にVBAなどを検討する
4. コピーしたファイルでテストする： 元データを保護しながら検証する
5. 定期的に見直す： データ形式や業務ルールの変更に合わせて修正する

最初からすべてを自動化する必要はありません。時間がかかっている一つの作業から始めると、効果を確認しやすくなります。

ChatGPTでExcel作業を自動化するときの注意点

個人情報や機密情報を入力しない

業務データには、顧客情報や社内の機密情報が含まれる場合があります。ChatGPTに入力する前に、会社のルールと利用サービスのデータ取り扱い条件を確認してください。

コードをそのまま実行しない

生成されたコードが常に正しいとは限りません。コードの内容を確認し、コピーしたファイルでテストしてから利用しましょう。

自動化する範囲を明確にする

処理の対象範囲や条件が曖昧だと、必要なデータまで変更してしまう可能性があります。対象のシート、列、行、処理条件を明確に伝えることが重要です。

まとめ

ChatGPTを活用すると、Excelの作業手順の整理、関数の作成、VBAによる自動化、エラーの原因調査などを効率化できます。

ポイントは、作業内容を具体的に伝え、簡単な方法から試し、実行結果を検証することです。

まずは、毎週繰り返しているExcel作業を一つ選び、ChatGPTに効率化の方法を提案してもらいましょう。

分析結果をグラフや資料にまとめたい場合は、ChatGPTでPower BIを学ぶ方法や、ChatGPTでデータ分析レポートを作る方法も参考になります。